UN(E) ASSISTANT(E) DU MAIRE (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

temps partiel - 28H Autre (temps partiel - 28H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 1441.44 Euros à 1441.64 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents
• Utiliser les outils numériques
• Organiser des déplacements professionnels
• Capacité à prioriser les tâches
• Gestion des informations confidentielles. Exigé
• Connaitre le fonctionnement des collectivités
• Disponibilité, diplomatie, écoute, tact,
• courtoisie
• Rigueur, dynamisme
• Adaptabilité
• Capacité à gérer son stress
• Discrétion, loyauté sans faille Exigé
• anticiper, alerter en cas de besoin

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  BTS Support à l'Action Managériale
• Bac+2 ou équivalents
  BTS Assistant Direct° ou équivalent

Description de l'offre

Vous assisterez Monsieur le Maire dans l'organisation de son quotidien. A cet effet, vous gérez son emploi du temps, articuler les priorités des rendez-vous, effectuez le traitement et le suivi des courriers qui lui sont adressés. Vous assurerez l'interface avec les services, les usagers, et les partenaires institutionnels.

Missions / conditions d'exercice :

- Gérer les agendas de Monsieur le Maire :
- Programmer et organiser les rendez-vous en lien avec les partenaires, et/ou les services en identifiant les priorités avec Monsieur le Maire,
- Organiser les déplacements de Monsieur le Maire et garantir un suivi des déplacements,
- Transmettre les notes de frais diverses au service financier.

- Assurer la réception des appels téléphoniques destinés à Monsieur le Maire :
- Prendre des messages,
- Transmettre des informations au Maire,
- Le cas échéant, chercher l'information auprès des services,
- Assurer le suivi de la demande, et communiquer les suites qui y sont données.

- Réceptionner les courriers signalés et les suivre :
Le cas échéant, prendre les contacts nécessaires pour obtenir le projet de réponse auprès des services.

- Organiser des réunions et des commissions et y assister au besoin :
- Réserver des salles, inviter des membres, préparer des fonds de dossiers,
- Assurer la prise de notes,
- Au besoin, rédiger des comptes-rendus et les diffuser,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

- Participer au besoin en appui à la vie du service des « Assemblées et Direction ».

Sujétions particulières :
- Variabilité des horaires,
- Exceptionnellement : réunions en fin de journée.

Compétences techniques :
- Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word, Excel), téléphonie, partage des agendas.
- Principes rédactionnels des notes de synthèses.