Assistant de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 36 Mois

Durée de travail

36H50 Autre (36H50 Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

Mensuel de 1900.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

Missions du service :

La création des Graduate Schools (GS) est l'un des éléments structurants de l'Université Paris-Saclay. L'objectif est de mettre en place des ensembles coordonnés de mentions de masters, de programmes de formation, d'écoles doctorales et d'actions de recherche en s'appuyant sur les laboratoires de recherche, et en concertation avec les opérateurs des différentes missions (que sont les composantes, les établissements-composantes, les universités membres-associées et les ONR-OR partenaires). Elles regroupent les équipes dont les activités s'organisent autour d'une thématique, discipline ou mission bien définies et ont pour objectifs de rendre visibles et de valoriser des diplômes, les diplômés et les activités de recherche aux niveaux national et international, et de développer des synergies et des mutualisations entre les acteurs du périmètre.

La GS « Health & Drug Sciences » anime, développe et promeut des activités de recherche et de formation en santé centrées sur le médicament, les produits de santé et l'innovation thérapeutique. Ces activités tirent profit de la fertilisation croisée des différents domaines issus des sciences pharmaceutiques et des sciences médicales et s'inscrivent dans le continuum indispensable à l'innovation thérapeutique, depuis la recherche fondamentale jusqu'aux essais cliniques en intégrant la recherche translationnelle.

Activités principales de l'agent-e :

Positionnement hiérarchique :

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de la GS Health and Drug Sciences (HeaDS)

Missions principales :

Assurer l'assistanat de direction de la GS Health and Drug Sciences (HeaDS)

Activités liées au pilotage

Organiser et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés
Rédiger les relevés de décision et les comptes-rendus de réunion internes des GS
Assurer l'archivage des documents
Assurer le suivi du courrier entrant et sortant des GS et des actions interdisciplinaires (OI) rattachées
Apporter une aide administrative au pilotage des appels à projets portés par les GS et les OI rattachés
Suivre l'exécution du budget et préparer les budgets initiaux des GS
Assister les actions interdisciplinaires rattachées à la GS dans l'exécution de leur budget
Participer à la gestion de l'organisation de séminaires et animations diverses : les missions (réservations hôtels, transports, restauration), commandes et supervision logistique le jour de l'évènement

Activités liées à la communication

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les membres de la GS, les instances de l'Université Paris-Saclay et les partenaires extérieurs
Assurer l'organisation logistique des actions d'animation de la recherche et de la formation propres à la GS en veillant à leur bonne complémentarité avec les actions initiées par les partenaires
Mettre en place des actions de communication en interne et en externe des GS (animation des réseaux sociaux, newsletter, mise à jour du site web) en conformité avec les lignes directrices de communication de l'établissement

Connaissances, savoirs :

Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche
Connaissance générale du milieu de la recherche et de son organisation
Connaissance appréciée de l'anglais écrit et parlé pour les échanges avec la communauté internationale de la recherche, de l'enseignement supérieur et du secteur industriel

Savoir-faire :

Bon rédactionnel
Maîtrise des outils bureautiques

Savoir-être :

Excellent relationnel
Sens de l'organisation et de la planification
Adaptation et réactivité
Rigueur et bon sens