Assistant(e) de département mathématiques F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 7 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 2185.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Techniques de prise de notes Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

Vous souhaitez mettre vos compétences en gestion administrative au service d'un environnement universitaire dynamique ? Rejoignez le département de Mathématiques en tant qu'assistant(e) et contribuez à son bon fonctionnement en accompagnant la direction dans ses missions quotidiennes.

Votre rôle consiste à assurer l'information et l'orientation des personnels, étudiants et usagers par mail, téléphone et via les plateformes dédiées. Vous avez la charge de l'accueil, de la gestion du courrier, de l'organisation des rendez-vous et des convocations des étudiants. Vous planifiez les réunions, assemblées générales et élections, tout en veillant à la communication interne du département par la rédaction de documents et de comptes rendus. Vous assurez également l'organisation des déplacements des enseignants et étudiants ainsi que la gestion des réservations de salles et du matériel. Le suivi des commandes et du budget du département fait partie de vos missions, tout comme la participation à la mise à jour du site web et l'appui aux projets pédagogiques et professionnels des étudiants.

Vous prenez en charge la gestion des services d'enseignement des personnels permanents et vacataires via le logiciel OSE. Vous suivez le processus de recrutement des vacataires, du contact initial jusqu'à la mise en paiement, en veillant à la constitution des dossiers et à la validation des services prévisionnels et réalisés. Vous supervisez également la gestion administrative des services d'enseignement des enseignants titulaires et le suivi des heures complémentaires.

Vous assurez un relais essentiel entre le département et le service de la scolarité en actualisant les informations sur les enseignements dans APOGEE et CELCAT. Vous participez à l'élaboration des emplois du temps de L3 et Master, à l'organisation des examens et jurys, et au suivi des convocations des enseignants. Vous informez les équipes pédagogiques des aménagements spécifiques pour les étudiants en situation de handicap ou sous statut particulier. Vous êtes également chargé(e) de la gestion des groupes de TD, de la transmission des listes aux enseignants et de la collecte des notes de contrôle continu pour leur saisie dans APOGEE.

Vous apportez un appui aux équipes pédagogiques de l'UFR pour la mise en place de projets transversaux liés aux formations. Vous participez à la gestion du site web, au développement d'outils numériques et à l'organisation d'événements institutionnels tels que les cérémonies de remise de diplômes ou les journées portes ouvertes.

Autonome, rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer plusieurs missions en parallèle et travailler en équipe. Votre sens du relationnel et votre capacité d'adaptation vous permettent d'évoluer efficacement dans un environnement universitaire en interaction avec de nombreux interlocuteurs.

Envie de relever ce défi ? Postulez dès aujourd'hui et contribuez activement à la vie du département de Mathématiques !