Secrétaire (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Horaire de 11.88 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Saisir des documents juridiques
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Sous la responsabilité du directeur d'établissement, et en relation avec l'ensemble de l'équipe, vous êtes chargé(e) du secrétariat de la résidence ainsi que de l'accueil et du standard. Vous participez à la gestion courante de l'établissement, en prenant en charge un certain nombre d'activités dans le domaine administratif, commercial et technique. Vous favorisez, par votre action, l'échange et le partage d'informations entre les différents membres de l'équipe, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE et du projet d'établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux résidents et de respect des règles de confidentialité.
Le secrétariat
- Assurer une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe.
- Assurer les tâches de secrétariat classique : courrier, gestion d'agenda, classement, .
- Assurer l'accueil physique de toutes les personnes se présentant à la résidence. Assurer le standard téléphonique de la résidence

L'accompagnement des résidents
- Contribuer à l'accompagnement des résidents, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE.
- Participer à la mise en œuvre du projet d'établissement.
- Participer à la gestion des relations avec les familles.
- Assurer le lien avec les collaborateurs de l'établissement.

Activités complémentaires
- Participer à la commercialisation de l'établissement
- Assurer la gestion des rendez-vous des résidents, hors rendez-vous médicaux.
- Participer à la gestion des prestations hôtelières, en relation avec les gérants des sociétés concernées.
- Participer à la gestion administrative du personnel (mise à jour des plannings sur un plan administratif, transmission des variables de paie au siège, élaboration des contrats de travail et des dossiers du personnel.).
- Participer au suivi des interventions des entreprises chargées de réaliser des travaux dans la résidence.