Chargé des intervenants et logistique au FIG (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Statutaire

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Corriger et mettre en forme un document
• Mettre en forme un document
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Sous la responsabilité de la directrice au sein d'une équipe de 4 personnes, le.la chargé-e de l'accueil des intervenants a pour missions :
Logistique de l'accueil des intervenants
- Organisation de la venue et du séjour de tous les intervenants, environ 250 personnes (géographes, écrivains, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
- Transport : recherche, réservation et achat des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
- Hébergement : contacts avec les hôtels, réservation des nuitées, envoi de rooming lists, etc.
- Préparation et gestion des dossiers d'accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
Coordination du pôle accueil des intervenants durant le festival
- Accueil des intervenants
- Responsable du pôle « accueil des intervenants » durant le Festival.
- Coordination des transferts avec le responsable du pôle chauffeurs

Administration
- Maîtrise des budgets par section (transport, hébergement
- Suivi des factures et actualisation des dépenses du budget logistique jusqu'au bilan.

Missions optionnelles

-Participation à différentes tâches et missions en soutien à l'équipe organisatrice du Festival (mise à jour de listings, création de badges...)
Profil recherché
- Bac +2 minimum
- Expression écrite et orale soignées, orthographe parfaite
- Sens de l'accueil et aisance relationnelle
- Anglais bon niveau,
- Sens de l'organisation, rigueur, pragmatisme, autonomie et polyvalence

- Permis B
- Esprit d'équipe
- Maîtrise de l'outil informatique
- Etre en mesure de respecter la temporalité de l'évènement et donc être impérativement disponible le week-end du festival.
- Expérience significative en organisation dans une structure culturelle ou touristique.

Durée du CDD : 12 mai 2025 au 12 novembre 2025 (6 mois)
Ce CDD pourra déboucher sur un contrat de plus longue durée avec des missions complémentaires (développement d'actions dans une logique territoriale en dialogue avec les acteurs locaux (associations, commerçants.).
- Prévoyance groupe avec participation de l'employeur.
- Prise en charge des frais de transport en commun domicile/lieu de travail à hauteur de 75%.
- Affiliation au Comité National d'Action Social (CNAS)


Pour les fonctionnaires ou titulaires d'un concours, joindre également le dernier arrêté de situation administrative ou l'inscription sur liste d'aptitude.