Assistant administratif (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

37H Autre (37H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Annuel de 24115.0 Euros à 25000.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

Nous sommes un cabinet d'administration de biens ayant plus de 50 ans d'histoire à Nancy. Régionalement, nous mutualisons nos forces autour de notre savoir-faire et de nos compétences, nous capitalisons notre croissance autour des équipes qui nous composent.
Notre ambition est de placer le client au cœur de notre stratégie afin de conquérir de nouvelles parts de marchés. Cette ambition nous permet, à terme, de valoriser les collaborateurs qui travaillent pour nous, afin de veiller à l'acquisition de compétences nouvelles, d'accompagner leurs évolutions et leurs ambitions professionnelles.

Les missions :
Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer la partie administrative de l'activité SYNDIC en collaboration avec le gestionnaire de copropriété :
- Prendre en charge les appels téléphoniques : Accueil physique et téléphonique
- Traitement des réclamations de tous ordres Réponses aux demandes des copropriétaires, des membres de conseils syndicaux, des fournisseurs
- Prise de renseignements et explications
- Effectue le secrétariat courant (tenue des dossiers, classement, etc)
- Accueil des copropriétaires Rendre compte régulièrement au gestionnaire de tous les dossiers en cours, problèmes traités, etc.
- Traitement des demandes d'interventions suite à un problème technique : Envoyer les ordres de services aux entreprises, attestation pour TVA à taux réduit si nécessaire. Se rendre sur place si nécessaire (rdv entreprise et propriétaires, affichage) et suivre les OS. Relancer si nécessaire les entreprises. S'assurer que les interventions soient bien réalisées ; que la facture correspondante suive en temps opportun et qu'elle soit conforme aux prestations effectuées.
- Demander un ou plusieurs devis à des entreprises (au-delà d'un certain montant) puis voir avec le gestionnaire pour avis et décision. Ensuite retourner les devis par mail aux entreprises accompagnées d'une attestation pour TVA à taux réduit si nécessaire. Lors de la vente d'un lot (mutation) : Faire la mise à jour dans le logiciel
- Créer le dossier client papier et le classer dans le groupe concerné Faire le courrier entrant aux copropriétaires et le classer dans le dossier client.
- Gestion et suivi des sinistres : Constatation des faits Déclaration du sinistre auprès de l'assurance en fournissant les pièces nécessaires du dossier
- Suivi des dossiers transmis à l'huissier
- Assemblées générales (préparation administrative) : Saisie des convocations dans un logiciel une fois que le gestionnaire aura établi l'OJ (différentes résolutions)
- Envoi de la convocation à chaque copropriétaire avec tous les documents obligatoires et nécessaires.
- Diffusion des procès-verbaux à chaque copropriétaire
- Participation aux assemblées générales

Votre profil :

Issu(e) d'une formation en secrétariat avec un bac minimum, vous justifiez d'un minimum de 2 années d'expériences dans ce métier.
Vous maitrisez les aspects administratifs et bureautiques.
Votre sens de la rigueur, du suivi, de la pédagogie et de la satisfaction client sont autant d'atouts pour réussir à ce poste.
La rémunération : 24 115€ bruts annuels