Assistant.e Administratif.ve (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

39H Travail en journée (39H Travail en journée)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 2041.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Techniques de prise de notes
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Organiser la logistique des recrutements et des formations Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Saisir des documents juridiques Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

Acces, Inclusive Tech est la branche numérique du Groupe Ares, disposant d'un double agrément d'Entreprise d'Insertion et Entreprise Adaptée. Depuis sa création en 2016, Acces Inclusive Tech fournit à ses clients des prestations dans le domaine informatique (test, support et data) et BPS (Business Process Services). Nos Clients sont des grands comptes et des administrations en direct ou via des ESN partenaires (Accenture, Avanade, Atos.).

Ces prestations sont réalisées, dans un dispositif encadré et tremplin, par des personnes éloignées de l'emploi (jeunes, travailleurs handicapés, chômeurs de longue durée, migrants .). Acces Inclusive Tech accompagne au quotidien une soixantaine de salariés en retour à l'emploi, avec un objectif fort de croissance en 2025 afin de démultiplier son impact social.

Acces recherche aujourd'hui un.e nouveau.elle Assistant.e Administratif.ve pour accompagner le développement des deux structures.

Sous la responsabilité de la Directrice de site, vos principales missions seront :

1. Accueil et secrétariat :

Prise en charge de l'accueil téléphonique, l'accueil sur le site et l'orientation des personnes.
Lors des sessions de recrutement, accueillir les candidats et collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers.
S'assurer de la bonne transmission des informations du planning et des convocations associées (formations, visites médicales,.) aux encadrant.es et salarié.es en insertion.

2. Suivi administratif des salariés :

Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats.) et externes (DPAE, agréments, etc.).
Effectuer les démarches d'embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE.) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle, mise à jour de la plateforme ASP Sub : ASP IAE et/ou ASP EA2 .).
Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salarié.es permanents et en insertion, et les transmettre au service Paie en mettant à jour les logiciels et tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d'acompte, justificatifs de transport, régularisations. Gérer l'envoi des bulletins de paie des salarié.es permanents et en insertion.
Saisir les données de suivi des heures mensuelles (congés, formations assurées par Acces, heures de travail) dans les outils Ares de gestion du temps et de l'accompagnement (Chronos, Siham).
Aider l'équipe sociale dans les démarches administratives simples des salarié.es en insertion (prise de rendez-vous, envoi des convocations, aide à l'organisation pratique des départs/sorties si nécessaire, renseigner et mettre à jour le logiciel de suivi Siham et l'ASP).


3. Suivi administratif d'exploitation et gestion du site/des locaux :

Contribuer à la gestion des fournitures administratives et les consommables alimentaires de l'établissement.
Coordonner l'intervention des prestataires externes (vérification & maintenance : Incendie, climatisation, chauffage, etc., ménage, petites réparations, etc.) et faire leur suivi.
Contribuer au contrôle du tableau des heures remplies par les encadrants pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données.

Des missions additionnelles, pourront vous être confiées en fonction des besoins.