Secrétaire-Assistant(e) en Enseignement supérieur (h/f)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 1 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s) - sur poste équivalent

Salaire

Mensuel de 1931.00 Euros à 2157.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Gérer un planning Exigé
• Organiser des déplacements professionnels
• Organiser la logistique des recrutements et des formations Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat formation
  ou Assistanat de direction

Description de l'offre

L'Institut Agronomique Méditerranéen de Montpellier (IAMM), l'un des quatre instituts du Centre International de Hautes Etudes Agronomiques Méditerranéennes (CIHEAM) est une organisation intergouvernementale ayant comme mandat le développement d'activités d'enseignement supérieur, de formation continue, de recherche et de coopération pour le développement en Méditerranée.
Dans le cadre d'un remplacement arrêt maladie, nous recherchons un(e) Secrétaire-Assistant(e) auprès des enseignants-chercheurs en charge de parcours de Master 2.

Descriptif du poste
Sous la supervision des Enseignants-Chercheurs responsables de parcours de Master et en coordination avec les autres assistantes de l'Institut, le/la secrétaire-assistant(e) assurera les missions principales suivantes :
- Planification des modules d'enseignements coordonnés par les enseignants-chercheurs en lien avec les intervenants extérieurs ; suivi des emplois du temps ; réservations des salles de cours ;
- Gestion du matériel pédagogique (casques audio, équipements pour les sorties terrain) ;
- Gestion des vacations : courriers d'invitation, contrats de vacataire, gestion des déplacements/ séjours des vacataires ;
- Organisation des visites sur le terrain (planning, devis et réservations/hébergement et transport) ;
- Elaboration du planning des soutenances des avants projets de stage ;
- Gestion des absences des étudiants ;
- Organisation et surveillance des examens, envoi des copies aux intervenants extérieurs (scans) ;
- Collecte des notes d'examen et organisation des rattrapages ;
- Appuyer l'animation de la plateforme doctorale : Etablissement des états de paiement mensuels des bourses doctorales et traitement des demandes d'accueil et des lettres d'invitations.

Compétences requises :
Ce poste, polyvalent, associe au quotidien des tâches de secrétariat, de gestion et de suivi de dossiers sur lesquelles la personne recrutée disposera d'une forte autonomie ;
La bonne réalisation de ces tâches nécessite une grande rigueur, de très bonnes capacités organisationnelles ainsi qu'une bonne capacité d'adaptation et d'initiative ;
La très bonne maîtrise de Word, Excel et de messagerie Thunderbird est indispensable.
Formation :
Diplôme Bac + 2 Assistante de direction (BTS ou formation équivalente).
Rémunération brute mensuelle : Entre 1931€ et 2157€ selon expérience

Poste en CDD pour remplacement salarié absent (possibilité de renouvellement).

Candidatures attendues au plus tard le 9.02.25.
CV et lettre de motivation (format .doc, .docx ou odt) avec en objet du mail "Candidature Secrétaire-Assistant(e) E-C"