Assistant de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Possibilité de télétravail (35H Possibilité de télétravail)

Expérience

7 An(s)

Salaire

Annuel de 45000.00 Euros à 50000.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

Depuis plus de 50 ans, ifm contribue à l'amélioration des conditions de vie et de travail de tous les individus, et développe des solutions industrie 4.0.
Aujourd'hui, nous recrutons notre futur(e) assistant(e) de Direction dans le cadre du départ à la retraite de la titulaire actuelle, qui vous accompagnera dans votre prise de poste.

Véritable « couteau suisse » et bras droit du Directeur Général, qui a aussi la casquette de Directeur Commercial, vous le secondez dans l'ensemble de ses activités.

Au-delà du rôle d'assistanat « classique » et de soutien technique, logistique et organisationnel, vous avez un rôle de coordination entre le Comité de Direction, la maison mère en Allemagne et les différents services de l'entreprise.
Vous intervenez également dans des domaines variés : commercial, juridique et administratif. Le champ de vos missions est très large et flexible.
Vous prendrez notamment en charge les missions suivantes :

1 Les missions classiques d'assistanat de direction (50 % minimum du temps) :
Ø Elaborer des courriers, notes ou présentations à partir de consignes orales ou manuscrites, ; établir et diffuser des ordres du jour et comptes-rendus de réunions,
Ø Faciliter le quotidien du dirigeant et des membres du Codir en les épaulant sur l'organisation de leur agenda et la préparation de réunions et rendez-vous,
Ø Préparer, assurer la gestion et le suivi de différents dossiers dont est en charge le Directeur Général,
Ø Organiser et gérer la coordination des différents évènements internes ou externes avec l'organisation des hébergements, déplacements et location de salles (séminaires, team building, etc),
Ø Assurer le suivi des objectifs commerciaux et des incentives financiers qui y sont liés (primes d'objectifs variables sur les indicateurs de vente, bonus, etc), pour transmission mensuelle des éléments variables de paie.

2 Les missions liées aux fonctions Commerciales, Achats et Juridiques :
Ø Prendre en charge les demandes spécifiques clients (accords commerciaux, appels d'offres, autorisation d'accès chez les clients, mise à jour des portails, liens avec la maison mère.),
Ø Participer, en collaboration avec les services Qualité et Financier, aux processus Achats et au référencement des fournisseurs et partenaires, avec la mise à jour des bases de données,
Ø Être en soutien sur les dossiers juridiques et réaliser les démarches administratives et juridiques en lien avec les services Qualité et Financier pour répondre aux diverses obligations légales déclaratives et d'enregistrement.
Vous serez accompagné(e) par une collègue basée à Paris notamment sur la partie évènementielle et commerciale.

Et maintenant, parlons de vous !
Issu(e) idéalement d'une formation type BTS assistant de direction complété par une formation juridique voire achat, que vous avez expérimentée sur le terrain, vous justifiez de plus de 7 ans d'expérience au sein d'une structure complexe dans des missions similaires, à la croisée des chemins entre l'assistanat du dirigeant et la coordination des différentes parties prenantes de l'entreprise.
Vous possédez de vraies qualités rédactionnelles et vous maîtrisez parfaitement tous les outils Microsoft Office et de communication (téléphonie, gestion des salles de réunion, teams, etc), et si possible SAP.
Vous parlez un anglais courant ; une connaissance de l'allemand serait un plus.

Ce poste nécessite les qualités professionnelles suivantes :
une très bonne organisation (qui vous permettra de gérer votre emploi du temps en toute autonomie), une capacité à gérer les priorités, un sens de la confidentialité, être capable d'une vraie prise de recul, faire preuve de finesse relationnelle, un sens de la coopération et du service, une grande disponibilité, une forte réactivité, une vraie qualité d'écoute, et de la diplomatie.

Et vos avantages !
- Télétravail jusqu'à 2 jours / semaine après votre période d'essai.
- Participation et intéressement.
- Accord CET
- Crèches inter-entreprises