Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

5 An(s)

Salaire

Annuel de 32000.0 Euros à 36000.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Normes rédactionnelles Exigé
• Techniques de prise de notes Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Classer des documents Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Relayer de l'information Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat

Description de l'offre

Activités principales:

Secrétariat administratif de direction:
- Préparer et organiser la logistique des différents événements institutionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, visio-conférences.).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président et du secrétaire général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
- Secrétariat des membres du Conseil National et du Bureau : rédaction de courriers / classement / conservation des courriers et documents Institutionnels, administratifs et professionnels, suivi des demandes et réponses
- Emargement, enregistrements, prises de notes, comptes rendus et procès-verbaux des réunions de Conseils et Bureaux Nationaux
- Secrétariat du Comité de relecture : processus de relecture des Bulletins des CROPP / CIROPP : recueil, transmission au comité de lecture, compilation, retour
- Secrétariat des commissions de travail du conseil : ordre du jour, émargements, réservation des salles, suivi (transmission, compilation, retour et classement) Si besoin, a la demande des rapporteurs de commission : prise de notes et secrétariat de séance.
- Mise en forme des documents et travaux des commissions avant et après vote en Conseil national a des fins de publication/diffusion.
- Lien de coordination avec les CROPP et CIROPP : communication des consignes et informations liées au fonctionnement de l'institution.

Gestion des mails externes:
- Transmission aux personnes services concernés / Proposition rédaction / suivi des réponses

Autres activités:

Sur la période de l'appel de cotisation annuelle : Secrétariat en lien de la gestion des cotisations sous la responsabilité de la Responsable Recouvrement
- Préparation et Mise en forme des documents dédiés à l'appel de cotisation
- Coordination Prestataire / service cotisation / Elus trésoriers nationaux
- Mise à jour des pages Internet du site ordinal rubrique Cotisation
- Préparer les dossiers : vérification des chèques avant saisie, préparer les pochettes de saisie
- Vérification des RIB et enregistrement des RIB sur Back Office
- Traitement des courriers
- Traitement des réclamations
- Gestion des appels téléphoniques
- Classement / archivage

Secrétariat Elections ordinales - En lien avec le service juridique

Secrétariat polyvalent en fonction des besoins des services

Mission de remplacement en cas d'absence de la secrétaire standardiste :
- Accueil physique
- Réception et traitement des appels
- Traitement du courrier entrant et diffusion dans les différents services
- Affranchissement du courrier .