Assistant(e) administratif(ve) / Assistant(e) de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

4 An(s)

Salaire

Selon profil

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Méthode de classement et d'archivage Exigé
• Normes rédactionnelles Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Classer des documents Exigé
• Collecter et analyser des données, des informations Exigé
• Gérer un planning Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Réaliser la gestion administrative des contrats Exigé
• Réaliser une veille documentaire Exigé
• Relayer de l'information Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

OFISI est un secrétariat privé et professionnel à distance au service d'une clientèle exigeante (chefs d'entreprise, sportifs professionnels, professions libérales, etc.).

Soucieuse du bien être de ses équipes, OFISI met à disposition un environnement de travail très agréable et des horaires respectant l'organisation familiale (l'entreprise ferme à 17h et propose des RTT, 2 personnes par bureau maximum).
Poste disponible en temps plein ou en temps partiel.


Descriptif du poste

Vous serez en charge de la gestion d'un portefeuille clients, pour lesquels vous réaliserez selon des procédures déterminées :
- Gestion du courrier postal et électronique, leur traitement et classement
- Prise de RDV
- Analyse et vérification de documents
- Rédaction de courriers
- Contrôle et paiement de factures
- Préparation de l'imposition
- Gestion immobilière
- Gestion de la relation avec les services publics et institutionnels
- Négociation de contrats
- Organisation de loisirs et voyages

Vous aurez la responsabilité de l'ensemble des documents relatifs au patrimoine privé et/ou professionnel des clients.
Ce poste est sédentaire, la relation client étant majoritairement faite par téléphone et via une application dédiée.
Vous êtes au cœur de la relation avec les conseils du client (notaire / avocat / expert-comptable / banquier)


Profil recherché

Doté(e) d'une grande capacité analytique, vous avez une solide expérience dans la gestion de divers types de documents, notamment juridiques et/ou immobiliers.

Expérience professionnelle de 4 ans minimum (impératif) idéalement dans les secteurs de l'immobilier, du notariat ou de la banque.

Niveau Bac+2 Assistant administratif / Assistant comptable / Collaborateur comptable / Assistant de direction / Clerc de notaire / Banque / Assurance
Le diplôme n'est pas obligatoire et vous êtes à l'aise avec la gestion d'un patrimoine immobilier et la gestion administrative car tout simplement votre expérience vous a donné des compétences dans ces domaines.

Forte maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et Internet
Excellent niveau d'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, rédaction)
Grande rigueur
Forte capacité d'organisation
Travail en binôme
Esprit d'analyse et de synthèse
Polyvalence
Discrétion / Respect du secret professionnel
Esprit positif
Sens du relationnel
Capacité d'adaptation