Agent polyvalent pour le service Courrier (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

1 An(s) - Courrier ou secrétariat

Salaire

Rémunération statutaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Distribuer des documents, des colis
• Restituer les éléments non distribués au service concerné
• Analyser un plan de distribution

Description de l'offre

Au sein de la Mairie de Franconville, vos missions seront :

- l'accueil physique externe et interne, accueil téléphonique.
- le traitement du courrier et des courriels « entrants et sortants » : tri, ouverture, enregistrement sur un logiciel spécialisé, distribution, affranchissement, transmission du courrier interne et des parapheurs,
- la recherche de courriers, de courriels, envoi de mails et fax, contrôle des réponses chronos.
- la frappe de courriers, conception de tableaux, mise à jour de fichiers (étiquettes, tableaux de coordonnées.),
- la diffusion de la « Lettre du Maire », tenue du Recueil des Actes Administratifs,
- l'élaboration des Registres des Délibérations et des Arrêtés,
- le scan des actes administratifs et tenue des fichiers informatiques afférents,
- diverses tâches de secrétariat, mises sous pli, classement.
- la saisie des bons de commande, gestion des abonnements aux revues professionnelles.
- l'accueil du public et orientation de celui-ci vers les différents services au RDC de la mairie,
- les renseignements du public par téléphone et à l'accueil (tarifications, programmation culturelle, numéros de téléphone des administrations.),
- la tenue du standard de la Mairie,
- la centralisation des informations pratiques pour répondre aux usagers,
- la mise à jour des informations, mise à disposition de fascicules, brochures et affichettes sur le panneau d'information de l'accueil,
- les renseignements pour les dossiers de CNI/Passeports et PACS,
- les permanences libres de M. le Maire : travail en collaboration avec le Secrétariat du Maire pour l'accueil et l'orientation des administrés,
- le stationnement payant : enregistrement des demandes d'abonnements mensuels et annuels.

Horaires : lundi, mardi, jeudi et vendredi : 8h30-12h30 et 13h30-18h ; mercredi : 8h30-12h15 ou samedi : 8h30-12h15.

Profil :
- Connaissance de l'environnement institutionnel et local ;
- Connaissance des outils bureautiques : Word, Excel ;
- Excellente présentation, sens de l'accueil, tant du public que des différents services,
- Autonomie, organisation, aptitude à travailler seule ou en équipe, discrétion et devoir de réserve,
- Polyvalence, capacité d'adaptation à des demandes et à des rythmes différents, sens du Service Public, gestion de conflits.