Assistant(e) de formation - Sainte-Anne Formation (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

37H Autre (37H Autre)

Expérience

6 Mois

Salaire

Mensuel de 2249.0 Euros à 2282.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Législation sociale
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires

Description de l'offre

Contrat : CDD 3 mois renouvelable
Organisation du travail : Travail en équipe
Horaires : 07H36 par jour, 08h30 - 16h00, 08h45 - 16h15, du lundi au vendredi (en fonction du besoin de la hiérarchie)


DESCRIPTION DE LA DIRECTION
Liaisons hiérarchiques :
- DRH, en charge de la Formation Continue du GHU
- Responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation

Liaisons fonctionnelles/Formation et coordination :
- Formateurs de Sainte Anne Formation
- Assistantes de formation (Sainte Anne Formation, IFCS, IFSI, Formation continue et Bibliothèque médicale)
- Personnels des services du GHU : la paie, les financiers, la DRH, les services logistiques, les achats
- Intervenants vacataires
- Clients : institutions, stagiaires et partenaires extérieurs

Présentation de l'équipe :
- 1 responsable de l'organisme de formation Sainte Anne Formation
- 3 cadres consultants
- 2 assistantes de formation
- 1 ASH


MISSIONS
Missions principales :
Assurer l'organisation administrative et financière de certaines formations continue en inter et intra de SAF.

Activités afférentes à la mission principale :
Secrétariat de Sainte Anne Formation
Organisation logistique et administrative de Sainte Anne Formation
- Assurer l'organisation et la gestion administrative des formations et conférences en inter ou en intra (convocations des étudiants, élaboration des conventions de formation institutionnelles / individuelles, attestations pédagogiques, feuilles d'émargement, trombinoscope, élaboration des contrats ou conventions pour la rémunération des intervenants)
- Mise à jour de la plateforme informatique EFICASS destinée aux étudiants en collaboration avec le Webmaster.
- Collaborer ou élaborer sur les plaquettes de formations avec le service communication
- Aider sa collègue à l'élaboration du rapport d'activité, du bilan pédagogique et financier et toutes les activités avec les organismes certificateurs (ANDPC et la DIRECCTE)
- Accueil des stagiaires et présence sur le site de formation (métro chevaleret) le cas échéant
- Préparer l'arrivée d'un logiciel de formation et utilisation du logiciel de formation


Liaisons avec les services du GHU

- Etablir les documents permettant de rémunérer les intervenants externes et les transmettre au service paie (tableaux de rémunération et contrats des vacataires)
- Etablir ou contrôler les frais de mission, permettant les remboursements des intervenants puis les transmettre au service de la paie
- Mettre à jour le fichier des intervenants
- Commander les billets des intervenants sur la plateforme Carlson Wagon Lits, puis transmission à la DRH
- Etablir et transmettre la facturation des formations au service des finances

Missions communes :
-Aider ponctuellement l'autre secrétaire sur son propre secteur d'activité, en fonction de la charge de travail
-Assurer la transmission des informations nécessaires à la marche de Sainte Anne Formation



PROFIL
Compétences :
- Connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation
- Connaissance des outils de bureautique
- Savoir organiser des formations
- Savoir collaborer à la mise en place de réunions et de manifestations évènementielles

Aptitudes :
- Sens de l'organisation et des priorités
- Rigueur, discrétion professionnelle, respect de la confidentialité, disponibilité.
- Esprit d'initiative
- Esprit d'équipe
- Capacités d'analyse et de synthèse, d'organisation et d'autonomie