Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

temps partiel - 21H Autre (temps partiel - 21H Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

défini en fonction de l'expérience

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Faire preuve d'autonomie Exigé
• Rigueur Exigé
• Organisation Exigé
• Discrétion / Confidentialité Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé
• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

REALYS Environnement est un bureau d'études environnementales composé d'une équipe de 9 personnes. Le siège social est basé à Parentis-en-Born (40). Nous recherchons un assistant administratif H/F, dynamique et organisé(e), afin de rejoindre notre équipe.

Missions :
Gestion administrative et organisationnelle
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires
- Préparation des devis et organisation des appels d'offre
- Elaboration et suivi des tableaux de bord pour optimiser le suivi du plan de charge des cogérants
- Mise à jour des plannings : nettoyage des véhicules, disponibilité des véhicules et de la salle de réunion
- Préparation des réunions internes et externes (élaboration de présentations PowerPoint, organisation logistique, team building, etc.)
- Gestion des achats
- Suivi de l'entretien des véhicules, gestion des assurances et autres aspects mécaniques du parc automobile

Gestion financière et comptabilité
- Gestion des factures et suivi des frais, avec transmission des éléments nécessaires au comptable
- Suivi et gestion de la comptabilité de l'entreprise, y compris la préparation des documents administratifs
- Relances clients pour le suivi des paiements

Gestion des projets
- Coordination des projets au sein des sociétés (gestion des locations, suivi des travaux, etc.)

Gestion de la documentation et des archives
- Gestion de la documentation légale et contractuelle : Assurer l'archivage et la mise à jour des documents légaux, contrats, et autres documents essentiels à la bonne gestion de l'entreprise

Gestion de la communication externe
- Création de contenu pour le site web et les réseaux sociaux : Développer du contenu pour la promotion de l'entreprise sur ses supports de communication (site web, réseaux sociaux, newsletters)
- Organisation des événements externes (conférences, séminaires, salons) et veille à la représentation de l'entreprise auprès des parties prenantes
Gestion des ressources humaines
- Recrutement et gestion des candidatures : Assister dans le processus de recrutement, de la réception des candidatures à la gestion des entretiens et de l'intégration des nouveaux stagiaires/collaborateurs
- Formation et développement des employés : Organiser les sessions de formation interne ou externe pour le développement des compétences des employés, et suivre les demandes de formations
- Suivi des absences et congés : Gérer les plannings de congés et d'absences, et s'assurer du respect des procédures internes
- Gestion administrative des stagiaires : accueil, rémunération, parcours d'intégration

Compétences : - Maîtrise des outils bureautiques dont le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, .)
- Techniques de secrétariat et d'organisation

Qualités requises : - Faire preuve d'autonomie, - Organiser son travail selon les priorités et les objectifs, - Rigueur, - Discrétion / Confidentialité

Contrat : CDD 12 mois avec une évolution possible du contrat. Durée : Temps partiel : 3 jours par semaine : Mardi, jeudi, vendredi
Postuler en ajoutant à votre CV une lettre de motivation personnalisée (sans cela la candidature ne sera pas étudiée) puis Pour nous découvrir, nous nous rencontrerons dans le cadre d'un ou plusieurs entretiens.