Office manager (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

10 An(s)

Salaire

Annuel de 38000.0 Euros à 45000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Droit du travail
• Législation sociale Exigé
• Méthode de classement et d'archivage Exigé
• Modalités d'accueil Exigé
• Normes rédactionnelles
• Techniques de prise de notes Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Animer, coordonner une équipe Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Classer des documents Exigé
• Collecter et analyser des données, des informations Exigé
• Définir une stratégie de communication Exigé
• Gérer un planning Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations Exigé
• Piloter une activité Exigé
• Réaliser la gestion administrative des contrats Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel Exigé
• Réaliser une veille documentaire Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

Office Manager Expérimenté(e)**

Nous sommes le cabinet Citotrad un cabinet d'interprétariat en pleine croissance, dédié à la mise en relation d'interprètes hautement qualifiés avec des institutions publiques et judiciaires. Pour soutenir notre développement, nous recherchons un(e) **Office Manager** expérimenté(e) qui saura apporter son expertise et son dynamisme à notre équipe.

### **Missions :**
En tant qu'Office Manager, vous serez responsable des tâches suivantes :
- Gestion des appels téléphoniques et du standard
- Gestion des contrats des interprètes
- Organisation et gestion des missions
- Facturation et suivi des paiements
- Tâches administratives de l'entreprise
- Petite comptabilité et gestion du budget
- Communication externe avec les clients, fournisseurs, banque et partenaires sociaux
- Supervision du déroulement des projets
- Rédaction de synthèses, de reportings et de bilans
- Élaboration et présentation de rapports
- Assistance à la direction dans les tâches quotidiennes
- Organisation et gestion des recrutements
- Mise en place de processus internes et amélioration continue
- Gestion de la base de données clients et des outils CRM, idéalement Monday
- Réponse aux appels d'offres (savoir répondre serait un plus)
- Coordination des communications internes (newsletters, annonces)
- Suivi de la comptabilité de base (facturation, relances, paiements)
- Préparation des budgets et des rapports financiers
- Gestion des notes de frais et des dépenses
- Suivi des contrats de travail et des dossiers du personnel
- Organisation des formations et gestion de l'intégration des nouveaux employés
- Commande et gestion des fournitures de bureau
- Suivi des stocks et des équipements
- Planification et organisation d'événements internes (réunions, séminaires)
- Gestion des déplacements professionnels (réservations, billetterie)
- Support aux utilisateurs pour les outils bureautiques et logiciels
- Coordination avec les prestataires informatiques pour la maintenance des systèmes
- Mise en place et suivi des normes de sécurité au bureau
- Organisation de formations sur la sécurité et les premiers secours
- Veille réglementaire et mise en conformité avec les obligations légales (RGPD, droit du travail, etc.)

### **Profil recherché :**
- Minimum 10 ans d'expérience en gestion administrative
- Maîtrise parfaite de la suite Office et des outils bureautiques
- Une bonne maîtrise des CRM, idéalement Monday
- Excellentes compétences organisationnelles et de communication
- Capacité à travailler de manière autonome et à prioriser les tâches
- Sens de l'initiative et proactivité

### **Pourquoi nous rejoindre ?**
Intégrer notre cabinet, c'est rejoindre une équipe dynamique et ambitieuse, où vous aurez l'opportunité de mettre à profit vos compétences dans un environnement stimulant. Nous offrons des conditions de travail attractives, un remboursement de transport à 50% et une mutuelle d'entreprise.

### **Candidature :**
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste et que vous souhaitez contribuer activement à notre croissance, merci d'envoyer votre CV

Nous avons hâte de recevoir votre candidature et de vous accueillir au sein de notre équipe !