Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 2162.0 Euros à 2163.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Règles d'affranchissement du courrier
• Techniques de prise de notes
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Définir des besoins en approvisionnement
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Organiser le traitement des commandes
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Mission
SUIVI ADMINISTRATIF DES VOLONTAIRES :
Vérifier la conformité et la complétude des dossiers de chaque volontaire (contrat d'engagement, convention de mise à disposition, RIB, certificat médical, droit à l'image, preuve de versement des prestations de subsistance en cas d'intermédiation, etc.)
Éditer les contrats et les conventions de mise à disposition sur les outils ad hoc et être en lien avec l'Agence de services et de paiement (ASP)
Classer et archiver l'ensemble des documents administratifs (papier et dématérialisé)
Effectuer le suivi des dossiers administratifs des volontaires (attestation PSC1 et FCC, rupture de contrat, absences, accident de trajet/travail...)
Appuyer les chargées de développement dans l'amélioration continue de leurs pratiques sur le volet administratif

SOUTIEN AU RECRUTEMENT DES VOLONTAIRES
Soutenir la diffusion des offres de missions : recherche des contacts des prescripteurs jeunesse, actualisation des offres de missions sur le site de l'Agence du Service Civique, appui à la diffusion des offres de mission sur les réseaux sociaux, clôture des offres de mission pourvues, relais sur des sites identifiés, envoi de courriers, etc.
Soutenir le recrutement des volontaires : passage et réception d'appels téléphoniques, réalisation du premier filtre d'éligibilité des candidatures, remplissage des informations du candidat dans l'outil ad hoc, etc.

SUIVI ADMINISTRATIF et LOGISTIQUE GÉNÉRAL :
Gérer la boîte mail régionale et enregistrer / redistribuer les demandes d'information
Appuyer l'équipe régionale : envoi de courriers, réception d'appels, organisation logistique pour des réunions et des événements...
Chercher et réserver des salles pour les réunions hebdomadaires d'équipe, les formations des volontaires et pour des réunions et évènements ponctuels
Garantir le fonctionnement opérationnel quotidien des bureaux partagés : achat de consommables, gestion des stocks, gestion du matériel de l'équipe...
Rédiger ponctuellement des comptes-rendus de réunion
Gérer le courrier
En bonne collaboration avec les RH et les moyens généraux, contribuer à préparer l'accueil des nouveaux collaborateurs

CONTRIBUTION A LA VIE DE L'ASSOCIATION :
Assurer une veille des événements en lien avec l'objet de l'association (jeunesse, grand âge, lien intergénérationnel, etc.
Contribuer à des groupes de travail thématiques au niveau inter-régional et national
Participer aux temps de coordination et d'échanges de pratiques nationaux
PROFIL :
Connaissance de la bureautique, et du numérique - Utilisation d'outils collaboratifs
Fortes organisation et rigueur - Souplesse et capacité à intervenir avec des interlocuteurs variés - Polyvalence - Autonomie - Sens de l'initiative - Gestion des priorités - Travail en réseau
CONDITIONS :
CDI - Rémunération : 2162 € bruts mensuels (salaire de 1880 € + prime résidence IDF de 282€) + mutuelle + chèques déjeuner - Poste basé à Paris 18ème (porte de la Chapelle), télétravail partiel possible (max 2j/semaine), déplacements ponctuels possibles - Prise de poste attendue : 24 mars 2025
Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à l'adresse suivante : job-ref-p47bchcfxp@emploi.beetween.com