Assistante de gestion pôle commerces (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

48 Mois

Salaire

Annuel de 34000.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande
• Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
• Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés
• Développer et fidéliser la relation client
• Faciliter la communication interne et externe
• Favoriser l'entente, la collaboration
• Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur
• Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux
• Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels
• Gérer les ventes de la commande à la livraison, en s'assurant des délais convenus et de la conformité des conditions contractuelles aux procédures internes
• Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients
• Préparer les dossiers commerciaux avant les contacts et rendez-vous des commerciaux

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

Basé(e) à Vélizy-Villacoublay, votre rôle sera d'assister le pôle commerces de notre structure qui se compose de deux personnes.

Vos missions seront les suivantes :
-
Assurer l'accueil client
Assurer l'accueil téléphonique des clients
Identifier et qualifier les demandes des clients
Apporter un premier niveau de réponse et l'orienter si besoin vers le bon interlocuteur
Assurer le suivi administratif
Traiter les courriers / courriels
Tenir les tableaux de bord (sinistres, .)
Tenir le tableau de suivi des demandes clients ou locataires
Archiver sur le réseau les documents
Assurer le suivi des copropriétés
Maintenir le tableau de suivi des copropriétés où nous représentons un client
Suivre le calendrier des AG et AGE
Contrôler que le process Préparation des préconisations à transmettre au gestionnaire - Proposition de votes au propriétaire - Obtention du Pouvoir - Réception des PV soit tenu
Suivre l'inscription d'une résolution à une AG si demande du propriétaire
Suivi locataires
Accompagnement des gestionnaires dans le cadre des prises de rendez-vous de visite
Envoi des emails génériques de demande de documents (assurances, contrôles réglementaires, carnet d'entretien, .)
Participer à la gestion des évènements et des sinistres
Ouvrir et assurer le suivi des dossiers sinistres
Demander et examiner les devis
Établir les ordres de services
Participation à l'organisation du service Commerces
Participation à la mise en place d'outils de gestion et de suivi, et du suivi des fichiers partagés
Organisation des accès extranets, des accès fournisseurs en ligne, .
Collecte des données
Saisie des OS et suivi via le tableau mise en place

1 jour de télétravail par semaine après période d'essai validée

Conformément à la règlementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés