Chargé(e) d'accueil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Horaire de 12.47 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Méthode de classement et d'archivage Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Identifier, traiter une demande client Exigé
• Assurer la confidentialité des informations Exigé
• Assurer la gestion des plaintes et des réclamations Exigé
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives Exigé
• Fournir des informations générales sur l'entreprise Exigé
• Garantir un suivi administratif Exigé
• Gérer les stocks de fournitures de bureau Exigé
• Rédiger des messages et des emails professionnels Exigé
• Surveiller les livraisons et les expéditions Exigé

Description de l'offre

Le CFA Futurosud-FEA, spécialisé dans la formation des métiers du sport, de l'animation et du tourisme sur la région PACA et Rhône-Alpes, est à la recherche, de son nouveau collaborateur sur la fonction de chargé(e) d'accueil pour le site de Marseille.


Missions générales:
-Assurer et garantir l'accueil physique (rare cas) et téléphonique,et le premier niveau de secrétariat de l'association dans le respect des normes administratives.
-Assurer des phases de reporting en lien avec la direction et les services concernés.
-Participer aux actions fondamentales de la vie associative.

Fonction d'accueil (physique, téléphonique, mail):

Gérer les appels entrants (donner les premiers niveaux d'information aux interlocuteurs, assurer les premiers filtres et orienter vers les bons services, prendre les différents messages et assurer la diffusion des informations en interne)
Assurer la gestion de la boîte mail générale du CFA et le courrier entrant (tri - dispatch - classement et archivage)
Assurer l'envoi du courrier externe (affranchissement - publipostage)

Gestion des fournisseurs :
Assurer la gestion des consommables - logistique interne
Assurer le suivi des contrats et factures clients fournisseurs (traitement, préparation des mises en paiement, classement, archivage)

Gestion administrative :
Assurer des prises de notes, rédiger des courriers, comptes-rendus
Préparer et organiser des réunions et salons
Gérer les réservations diverses (déplacements, restaurants, salons,..)
Gestion aide au permis et bourses de 1er équipements
Soutien des différents services de la structure en cas de besoin

Structure
Contribuer à la gestion de base de données et tableaux de bord
Être force de proposition et participer à la démarche d'amélioration de la qualité des processus et prestations de l'association
Assurer certaines permanences de l'Association et la représenter lors de certaines réunions, salons et forums
Contribuer activement à la démarche qualité
Liste non exhaustive

Poste pouvant être à 80% ou 100%.