Assistant / Assistante de groupement (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s) - MEME POSTE

Salaire

SELON GRILLE CATEGORIE C OU B

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• CAP, BEP et équivalents Exigé
  secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

VOS MISSIONS

Intégré(e) à la sous-direction préparation et réponse opérationnelle du SDIS 95, vous assistez le chef du groupement formation (GFOR) et assurez la gestion administrative du personnel.


VOS ACTIVITÉS / TÂCHES DU POSTE

- Vous gérez l'agenda du chef de groupement formation
- Vous participez et organisez les réunions
- Vous réalisez et mettez en forme les travaux bureautiques (guides de procédures, comptes-rendus de réunion, convocations, conventions, courriers.)
- Vous assurez le suivi des projets et activités de la structure
- Vous êtes en charge de l'accueil téléphonique et physique
- Vous gérez l'arrivée et la diffusion du courrier (logiciel ELISE), ainsi que la gestion électronique des courriers (GEC) et de la documentation (GED)
- Vous centralisez les parapheurs, les contrôler avant mise en signature
- Vous êtes référent(e) des archives du groupement
- Vous êtes intégré(e) au réseau des assistant(e)s et à ce titre, vous suivez les dossiers administratifs du personnel (lien avec les ressources humaines)
- Vous gérez les temps de travail du personnel sur l'application AGENDIS et suivez les visites médicales des sapeurs-pompiers professionnels et volontaires.
- Vous jouez un rôle moteur dans l'organisation des concours de sapeurs-pompiers et le suivi des évaluations professionnelles
- Vous suivez la méthode de classement et participez au bon fonctionnement du service.
- Vous mettez à jour les tableaux de bord sur différents dossiers.

VOS ATOUTS

- Vous maîtrisez les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook (dont publipostage)
- Vous avez envie de donner du sens à votre travail en participant, administrativement, à la mission des sapeurs-pompiers du Val d'Oise
- Vous appréciez l'autonomie et le travail en transversalité
- Vous avez le sens de l'adaptation et de la discrétion
- Vous disposez d'une bonne aptitude à la priorisation des tâches et savez rendre compte