Assisatant.administratif (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 1 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 1825.0 Euros à 1830.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classement, archivage
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Guide des bonnes pratiques de l’organisation
• Méthode de classement et d'archivage
• Utilisation de logiciels spécialisés
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver
• Corriger et mettre en forme un document
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Mettre en forme un document
• Numériser des documents, médias ou supports techniques
• Prioriser
• Utiliser les outils numériques

Description de l'offre

Savoir assurer un suivi administratif

- Assurer l'ensemble des taches liées aux courriers du Lieu d'Accueil et Lieu d'Accueil biset AGT : réception du courrier, suivi administratifs et enregistrement des courriers envoyés vers l'extérieur
- Assurer l'envoi des convocations, les modifications de lieux et dates de rendez-vous lorsque cela est nécessaire
- Maintenir à jour le planning de présence des travailleurs sociaux (Lieu d'Accueil, Pal Pauvreté et AGT)
- Gestion Administrative des Contrats d'Engagement Réciproque (Saisie des données sur les bases de données et/ou logiciels
- Etablir le bordereau pour l'envoi des CER au Pôle Insertion d'Arles
- Enregistrer les validations des CER
- Faire le suivi des validations avec le Conseil Départemental 13 , relances si besoin
- Assurer l'enregistrement des aides et leurs envoies
- Suivre le stock des consommables du Lieu d'Accueil et établir les commandes de fournitures administratives
- Préparer statistiques et bilans
- Veille logicielle et contrôles des données qualitatives (accompagnement BRSA) saisies par les équipes

Savoir accueillir en présentiel et au téléphone les personnes en situation de précarité

- Etre à l'écoute des personnes - Instaurer un climat de confiance
- Assurer la réception téléphonique du Lieu d'Accueil et AGT, en l'absence ou l'indisponibilité des travailleurs sociaux, transmettre les messages informatiquement lorsque les destinataires de communications ne sont pas disponibles ou pas joignables
- Analyse et gestion des demandes d'information
- S'assurer de la confidentialité de certaines situations et des informations recueillies et/ou à transmettre
- Ponctuellement assurer le remplacement de l'agent d'accueil