Assistant(e) Administratif(ve) Travaux (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Horaire de 12.0 Euros à 13.5 Euros

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Description de l'offre

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil
- Accueillir physiquement les visiteurs et gérer le cahier de visites.
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du cahier d'appels, filtrer, transmettre et notifier les messages aux interlocuteurs concernés.

Gestion du courrier
- Réception et enregistrement du courrier, apposition du tampon daté et tri pour transmission au directeur.
- Affranchissement quotidien du courrier.
- Rédiger, dactylographier et envoyer des courriers sur demande.
- Répondre et archiver les courriers liés aux demandes d'embauche et de stage.
- Suivi des courriers avec accusé de réception (AR).

Gestion des factures
- Tenir à jour le tableau des factures fournisseurs et transmettre celles-ci aux services concernés.
- Effectuer le rapprochement des factures avec les bons de commande émis.
- Classer physiquement les factures une fois traitées.

Archivage
- Organiser et superviser l'archivage des documents auprès du prestataire externe (IRON MOUNTAIN).

Activités commerciales
- Rédiger et mettre en forme les appels d'offre pour les travaux et l'exploitation.
- Établir un planning pour la gestion des appels d'offres et assurer une veille commerciale.
- Participer à la préparation des dossiers de candidature pour les offres commerciales et transmettre au directeur pour validation.
- Maintenir à jour le tableau de suivi commercial et les documents administratifs nécessaires à l'agence (extraits KBIS, URSSAF, QUALIBAT, etc.).
- Créer et mettre à jour les documents commerciaux de l'agence (références chantiers, etc.).

Divers
- Gestion des commandes de fournitures de bureau et gestion du stock.
- Suivi de la flotte de véhicules et du parc téléphonique de l'agence.
- Mise à jour des listes téléphoniques et gestion du stock d'équipements de protection individuelle (EPI).
- Gestion de l'affichage réglementaire au sein de l'agence (communication).