Secrétaire polyvalent(e) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Annuel de 23853.0 Euros à 24000.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  assistante de direction

Description de l'offre

1°) Gestion administrative et comptable
- secrétariat : réponse aux courriers/mailings, classement, archivage, gestion des plannings, suivi des échéances, saisie et mise en forme les documents ;
- mise à jour des tableaux de bord et des fichiers : renseigner l'activité sur l'intranet (Ariane), mettre à jour le fichier des bénévoles et mise à jour de la page locale du site internet ;
- suivi administratif des volontaires en service civique ;
- préparation des dossiers de subventions, envoi et suivi des demandes ;
- gestion quotidienne et précise de l'outil comptable : commandes (bons de commande, factures,..), financements (subventions, conventions de partenariat ), notes de frais ;
- gestion et suivi du matériel : inventaires, gestion de stock, parc bureautique ou véhicules.

2°) Organisation administrative et logistique des actions
- planification, recherche de bénévoles disponibles pour intervenir, préparation des actions et mise à disposition du matériel ;
- préparation et suivi des déplacements (ordre de mission, vérification notes de frais et transmission).

3°) Gestion administrative des stages PRF (sur mise à disposition)
- gestion du planning des stages et des intervenants ;
- constitution et suivi des dossiers des stagiaires (de la convocation aux comptes rendus auprès des préfectures et tribunaux) et des dossiers entreprises (conventions, factures )
- suivi comptable : gestion en fonction des échéances règlementaires et internes

4°) Accueil : gérer les appels et les demandes : réception, prise de messages, orientation vers les interlocuteurs, primo renseignements.