Assistant(e) d'Institut (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

temps partiel - 16H Autre (temps partiel - 16H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Mensuel de 855.08 Euros à 855.09 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

L'Institut de Langue et de Culture Françaises du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l'UCLy recrute un(e) Assistant(e) d'Institut à temps partiel. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de l'ILCF ainsi qu'à l'Attachée d'Administration Universitaire (A.A.U.), ce collaborateur aura pour principales fonctions :

Principales fonctions :

Assurer l'accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone) des apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants, etc.
Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des apprenants,
Assurer la transmission de l'information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition de statistiques.),
Assister et assurer le suivi des étudiants pendant leur séjour à l'UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations,
Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc.,
Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques,
Préparer et suivre des réunions d'information et réaliser des comptes rendus,
Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports,
Assister l'AAU sur divers dossiers administratifs
Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des rentrées, des cours, des examens, des réunions, salons et diverses manifestations,
Accompagner administrativement la mise en œuvre des mesures liées à la qualité.


Profil :
Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative,
Rigueur, organisation et autonomie,
Capacité à gérer les priorités,
Sens de l'accueil et du service, bienveillance et capacité d'adaptation aux différents publics,
Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
Bonne maîtrise de l'Anglais (niveau B2 - C1 requis), la maîtrise d'autres langues étrangères sera appréciée,
Bonne maîtrise de l'informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels : Utilisation de logiciels métiers et plateformes spécifiques : Synergie/ATLAS (Scolarité), ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais) / une formation en interne sera programmée,
Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels,
Capacité à travailler en équipe.

Formation : Bac + 2, avec ou sans expérience
Durée du temps de travail : temps partiel, 45,71%
Poste à pourvoir : dès que possible