ASSISTANT DU CHEF DE MISSION ET SOUTIEN ADMINISTRATIF (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Mensuel de 3150.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer des documents
• Gérer un planning
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques
• Expérience dans des fonctions d'assistant Exigé
• Confidentialité et secret des informations Exigé
• Maîtrise de l'espagnol, anglais et français Exigé
• Formation dans l'administration, secrétariat Exigé
• Maîtrise du Office 365 Exigé
• Apprendre dans un environnement diplomatique Exigé
• S'intégrer dans une organisation hiérarchique Exigé
• Communication et de travail en équipe Exigé
• Organisation de réunions et d'événements Exigé

Description de l'offre

Responsable de l'assistance à la gestion, à la coordination et au suivi du travail et des activités du chef de mission de la représentation permanente du Pérou auprès des organisations économiques internationales à Paris, y compris le soutien à la gestion administrative, comptable, opérationnelle et logistique de la mission et de la résidence, conformément aux règles et pratiques applicables par le siège diplomatique péruvien et à la législation nationale française.

Description de l'emploi

- Soutenir le chef de mission dans la gestion, l'organisation, la coordination et le suivi de ses activités, y compris les rendez-vous, les voyages, les activités sociales telles que les déjeuners, les dîners, les réceptions, entre autres, ainsi que l'agenda des réunions de la mission ;
- Rédiger, traiter et réviser divers documents selon les instructions du chef de mission et du personnel diplomatique, en anglais, en français et/ou en espagnol ;
- Gérer, coordonner et suivre les procédures avec l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), l'Organisation des Nations unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO), le ministère français de l'Europe et des affaires étrangères, ainsi qu'avec d'autres organisations internationales et institutions publiques et privées basées en France ;
- Gérer, coordonner et assurer le suivi des communications, y compris la correspondance physique, le courrier électronique et la ligne téléphonique d'urgence de la Mission
- Gérer et mettre à jour en permanence la base de données des contacts et le patrimoine documentaire des communications officielles de la mission, y compris l'archivage physique et numérique ;
- Soutenir la gestion administrative, financière, logistique et comptable de la mission ;
- Aider à la gestion et à l'organisation de réunions, d'activités et d'événements sociaux et officiels de la mission ;
- Cette liste n'est ni exhaustive, ni exclusive, ni limitative.