Assistant.e à la Présidence et aux représentations (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

12 Mois

Salaire

Mensuel de 2217.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Normes rédactionnelles Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer un accueil téléphonique
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Description de l'offre

Présentation :
Le Cabinet du Président a pour rôle de suivre les élus dans leurs missions respectives et d'accompagner la majorité départementale dans la réalisation de son programme.
Au cœur des décisions, il est en lien permanent avec la Direction Générale des Services et avec l'ensemble des services de la collectivité, aux côtés du Directeur de Cabinet, d'une cheffe de cabinet et de 4 conseillers techniques chargés du suivi des commissions, ainsi que des assistant.e.s d'élu.e.s.

Fonctions :
Le Département d'Ille-et-Vilaine recrute actuellement un.e Assistant.e de direction chargé.e de la gestion des représentations du Président, en lien avec la chargée des représentations de missions générales.

Missions générales :
- Saisir les invitations dans le logiciel des représentations, et en assurer le suivi (sollicitations des élu.e.s, relances, information aux organisateurs)
- Préparer les déplacements du Président ou de son/sa représentant.e, en qualité de collectivité invitante ou invitée : contact avec les organisateurs, respect du protocole
- Assurer la rédaction de correspondance sensible

Spécificités du poste :
Disponibilité horaire indispensable.
Rémunération à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse.

Pour faciliter la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle, le Département vous propose :
- Des plages de travail variables avec la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont un qui vous ouvre droit à 47 jours de congés/RTT + 2 jours de fractionnement, et un cycle sur 4,5 jours par semaine
- Du télétravail possible (après un temps de 1 à 3 mois sur le poste)
- L'accès à un restaurant inter-administratif
- Une participation employeur pour vos déplacements (transports en commun -vélo- co-voiturage)


Informations spécifiques offre Internet :
Un test pratique en lien avec les missions du poste ainsi qu'un test de comportement en situation professionnelle seront organisés au cours du processus de recrutement.

Toute candidature doit faire l'objet d'une lettre de motivation, d'un CV et d'un arrêté de situation administrative ou d'inscription sur liste d'aptitude pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude.
En l'absence de ces documents, la candidature ne pourra pas être prise en compte.

Entretiens prévus le vendredi 24 janvier et/ou le mardi 4 février après-midi.

Profil recherché :
Connaissances :
- Qualités rédactionnelles, maîtrise des écrits administratifs, règles d'orthographe et de syntaxe
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point,...) et appétence pour les logiciels métiers
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Connaissance de l'environnement territorial souhaitée

Aptitudes requises :
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Hiérarchisation des priorités
- Rigueur
- Discrétion, respect de la confidentialité
- Autonomie, prise d'initiatives
- Sens du travail en équipe

Formation :
Assistant.e de direction, administrative et/ou expérience significative.

Expériences :
Assistanat de direction et/ou d'Élu.e.s demandée.

Niveau d'expérience :
1 - 2 ans.