Secrétaire d'accueil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Rémunération selon expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Organiser le traitement des commandes

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  fonction publique

Description de l'offre

Poste à pourvoir le : Dès que possible Type d'emploi : Emploi permanent
Ouvert aux contractuels : Oui (art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)

Descriptif de l'emploi :

Sous la responsabilité de la secrétaire de mairie et du Maire :
- Tenue du bureau de Poste
- Accueil physique et téléphonique du public
- Rangement et aménagement des pièces de la mairie
- Gestion des réservations des salles
- Gestion du service périscolaire et des inscriptions à l'école
- Gestion des stocks, commande de fournitures, remplissage des casiers/distributeurs alimentaires
- Gestion administrative : état-civil, urbanisme, arrêtés, cimetière...
- Gestion des mails, des courriers et de l'affichage
- Suivi des interventions des prestataires
- Aide aux élus pour l'organisation d'événements
- Relations avec les ATSEM et les agents techniques
- Classement et archivage
- Remplacement ponctuel du personnel

SAVOIR FAIRE :
- Avoir le sens de l'accueil
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Savoir travailler dans l'urgence
- Connaître les domaines de compétences et le fonctionnement des collectivités publiques
- Maitriser les techniques de secrétariat et outils bureautiques (Messagerie, Word, Excel, Power point)
- Connaissance des logiciels Berger-Levrault et Oxalis serait un plus

SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public (déontologie et discrétion)
- Capacité d'organisation et d'autonomie
- Polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Qualité de communication avec les autres services et les autres instances territoriales


MISSIONS :

ACCUEIL ET ACTES ADMINISTRATIFS
- Accueillir et renseigner la population : présence pendant les heures d'ouverture et accueil téléphonique
- Accompagner les administrés dans leur demande et instruire les dossiers : état civil, urbanisme, aide sociale, dossiers liés au funéraire, recensement militaire ou savoir les rediriger vers les instances compétentes
- Assister la secrétaire de mairie sur des activités administratives et techniques multiples

SECRETARIAT - ASSISTANCE
- Traiter les courriers et les mails
- Assister les élus dans l'élaboration et le suivi des projets du mandat, dans l'organisation des événements communaux

AGENCE POSTALE COMMUNALE
- Tenir le bureau de l'agence postale communale : vente des produits postaux, gestion des affranchissements et des envois de toute nature, dépôt et retrait d'argent, gestion du stock

PARTICULARITÉS
- Travail un samedi matin sur deux
- Avantages : CNAS, rémunération selon expérience