Assistant administratif et chargé d'accueil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

6 Mois

Salaire

Selon la convention collective

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Techniques de prise de notes
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé

Description de l'offre

Lieu : Antenne Mosson - 35 rue de la Haye 34080 Montpellier

Participation à l'organisation administrative et technique de l'activité liée à l'insertion professionnelle des jeunes ainsi qu'au travail d'accueil, d'information et d'orientation du public et partenaires de la Mission Locale des Jeunes de Montpellier Méditerranée Métropole.

ACTIVITES
- Accueil physique de tout public qui s'adresse à la Mission Locale
- Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
- Gérer le flux, c'est à dire gérer les temps d'attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l'enceinte de la Mission Locale
- Informer et orienter le public.
- Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d'accueil.
- Participer à l'animation et à l'organisation de l'espace d'information et de documentation.
- Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
- Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
- Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
- Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l'activité
- Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.)
- Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
- Classer, archiver des documents relatifs à l'activité
- Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
- Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)

SAVOIR FAIRE
- Techniques d'accueil et de gestion de public
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Gestion standard
- Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
- Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
- Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.)
- Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

SAVOIR-ETRE
- Sens du contact - Qualités relationnelles
- Capacité d'écoute, discrétion
- Capacité à gérer des situations complexes
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir gérer les priorités
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité d'autonomie et d'initiative
- Bonne élocution et aisance dans l'expression orale

Expérience professionnelle dans le domaine de l'accueil et du secrétariat exigée
Maîtrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement Excel

Formation souhaitée : Niveau Bac domaine administratif ou plus

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 30 janvier 2025