Assistant administratif en charge des familles (H/F) - Paris 16 (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s) - Connaissance Secteur Handicap

Salaire

Mensuel de 2000.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Modalités d'accueil Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Organiser le traitement des commandes Exigé
• Réaliser des opérations comptables Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents
  secrétariat assistanat direction
  Assistanat direction ou équivalent

Description de l'offre

L'assistant administratif participe à l'accueil et l'accompagnement des personnes en situation d'handicap, en contribuant à sa qualité par son écoute, et son aide par ses réponses ; de même pour l'accueil des personnes et des salariés tout en préservant les fonctions de chacun.
Sous l'autorité du directeur, il est responsable de l'accueil, des tâches administratives et de l'acheminement des informations. Le poste d'assistant administratif est réparti sur les 4 structures : le FAM, le foyer de vie, foyer d'hébergement et centre d'activité de jour.

Dans ce cadre de la gestion administrative et des dossiers des usagers, vous :

- tenez le standard téléphonique, assurez l'accueil physique des visiteurs ;
- gérez le courrier entrant et sortant ;
- assurez le suivi du calendrier du directeur et la rédaction des courriers émanant de lui ;
- assurez la gestion quotidienne des dossiers des usagers sur le logiciel IMAGO-DU (prendre contact avec les familles pour obtenir les documents manquants) ;
- élaborez et suivez les tableaux de présence des résidents : absences, vacances, hospitalisations ;
- suivez les demandes et les renouvellements des dossiers MDPH et aide sociale des personnes accueillies.

Dans le cadre de la gestion des tâches économats, vous :

- participez à l'élaboration de la facturation auprès du département et auprès des familles ;
- transmettez au siège de tous les éléments comptables pour l'établissement des comptes administratifs ;
- suivez le plan d'investissement : demande de devis ;
- participez à la gestion des fournisseurs : commandes, factures, livraisons, réclamations ;
- participez à la gestion de la caisse.

Diplômes requis

BTS/ DUT en assistant de direction
ou diplôme équivalent

Vous avez :
Minimum 2 ans d'expérience dans un poste similaire et d'une bonne connaissance du secteur du handicap ;
Bonne connaissance des outils bureautiques Pack Office (Excel, Word, Publisher );
Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles ;
Fortes qualités relationnelles pour communiquer avec les professionnels des résidents et des familles.