ADJOINT ADMINISTRATIF AUX SERVICES TECHNIQUES (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

TEMPS PLEIN

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier Exigé
• Assurer le suivi des stocks en temps réel
• Contrôler la conformité des données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  technique administrative

Description de l'offre

Le Centre Hospitalier Universitaire d'Orléans recrute un adjoint administratif (H/F) au sein du secrétariat des services techniques.

Le poste :
Le secrétariat des Services Techniques est au centre des relations entre les services hospitaliers et les services techniques. II est le lien entre le responsable des services techniques et la Direction des Achats et de la Logistique (comptabilité, commandes, réceptions et suivi) et l'ingénieur maintenance.

Le secrétariat constitue une aide méthodologique au fonctionnement des services techniques : courriers, notes de service, dossier administratif pour les commandes et réception de travaux, planification, mise à jour des tableaux de bord, accueil téléphonique, émission de PV coupe-feu, gestion des prêts de clés pour intervention des entreprises extérieures).

Le secrétariat travaille en parfaite collaboration avec les chefs d'équipe au nombre de 4 et les prestataires en poste sur le site (au nombre de 2).


Vos Missions :
- Suivi sur logiciel de GMAO des bons de réparation émis par les services (15000 demandes d'intervention annuelles) ; transmission aux chefs d'équipes concernés et reporting auprès du responsable des services techniques.
- Gestion des fournitures pour ateliers : élaboration de bons de commande, réception, liquidation, dispatching du matériel.
- Gestion des relations administratives avec les entreprises prestataires en relation avec les chefs d'équipes : élaboration de bons de commande, réception (gestion des PV de réception travaux), liquidation,
- Gestion du planning des techniciens (réalisation des horaires hebdomadaires, astreintes, congés.) ,
- Gestion du stock de piles (inventaire, distribution, commande) et Gestion des commandes de fournitures de bureau et produits d'entretien.
- Gestion des clés et pochettes des véhicules dans le cadre de la mise à disposition des véhicules ; (hors planning de réservation).


Exigences du poste :
- Manutention inhérente à ce poste.


Compétences et Utilisation des logiciels :
- Qualité rédactionnelle,
- Excel, Word, Magh2, e-Planning, aptitude informatique pour l'apprentissage de nouveaux logiciels,
- La connaissance d'une GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) serait un plus.


Savoir-Être :
- Méthodique,
- Sens du contact,
- Autonomie,
- Réactivité,
- Discrétion,
- Réel sens du service rendu.