Secrétaire de Formations (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 5 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

selon grille CCN 66

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Réaliser la gestion administrative du personnel Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Réaliser des opérations comptables Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Connaissance des organismes de formation
• - Bonne maîtrise des outils bureautiques Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé
  secrétariat assistanat

Description de l'offre

Sous la responsabilité de la Directrice, et sous l'autorité déléguée du Responsable de Pôle, vous exercez votre mission
en Secrétariat administratif et pédagogique des formations sur les pôles animation et accompagnement du
quotidien et formation professionnelle. Votre rôle est d'assurer le secrétariat en lien avec l'équipe pédagogique
pour assurer l'organisation et le bon déroulé des formations dans le respect de la démarche qualité mise en œuvre.
Dans une logique de continuité de service, vous coopérez avec les autres secrétaires des pôles et des autres sites de
l'ITES et participez activement à la vie de l'établissement.
Votre activité s'organise autour des domaines suivants :
- Gestion des formations : accueil physique et téléphonique des étudiants et des stagiaires ; suivi administratif
des parcours (conventions de formation, convocations, feuilles d'émargement, suivi des présences, attestations de
formation, évaluations, synthèse pour le commanditaire..) ; veille, préparation et diffusion de toute information
utile au bon déroulement de l'organisation matérielle et logistique des formations (salles, accueil, matériel, supports
pédagogiques, organisation des déplacements, soutien aux formateurs occasionnels et aux intervenants.) ;
participation au suivi pédagogique des formations en relation avec l'équipe pédagogique et le Responsable de pôle.
- Gestion documentaire des activités : traçabilité des correspondances, collecte et gestion des documents
(supports pédagogiques, contrats, conventions, listes d'émargement, attestations, tout document utile au suivi.),
classement, archivage.
- Démarche qualité : collecte et actualisation de tout document utile à la démarche qualité ; identification des
points de progrès et proposition de pistes d'amélioration.

Formation initiale en secrétariat, niveau 4 exigé

- Expérience souhaitée dans le secrétariat pédagogique au sein d'un organisme de formation
- Bonne maîtrise des outils bureautiques
- Rigueur dans la gestion de volumes importants de données
- Anticiper, planifier et adapter de manière autonome l'activité pour garantir les échéances
- Travailler de manière collaborative avec des interlocuteurs internes et externes.
- Le sens de l'accueil, de l'écoute, le goût du contact, la disponibilité et la confidentialité sont autant de qualités
attendues dans l'exercice de cette mission de secrétariat.

Envoyer lettre de motivation + C.V. avant le 29 janvier 2025