Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s) - sur poste similaire

Salaire

selon CNN coefficient EA3 159

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  gestion PME PMI

Description de l'offre

Rattaché au Directeur d'agence vos principales missions sont :

Secrétariat :
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
- Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information
- Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
- Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
- Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
- Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples
- Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
- Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents
- Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
- Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

Gestion Administrative et commerciale :
- Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible
- Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur
- Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
- Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
- Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
- Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
- Centraliser la gestion des stocks et des commandes.

Suivi Budgétaire et Facturation :
- Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires.)
- Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
- Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers
- Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relances, révision des prix.)
- Créer et saisir les refacturations internes
- Contrôler les ordres de mission et les factures