Secrétaire de Direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

12 Mois

Salaire

Secrétaire de Direction, CCNT66

Permis demandé

B - Véhicule léger

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Législation sociale
• Méthode de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Techniques de prise de notes
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Gérer un planning
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Relayer de l'information
• Utiliser les outils numériques

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  BTS Assistante de Direction

Description de l'offre

Le service de prévention spécialisée a pour mission de prévenir la marginalisation des jeunes et des familles sur les territoires d'intervention. Le service est composé de 9 équipes éducatives et d'un dispositif chantiers agricoles en cadrés par 2 chefs de service et 1 directeur.
Placé(e)sous l'autorité de la Direction, le (la) secrétaire de direction a la responsabilité du pôle administratif du service et de la circulation interne / externe de l'information. Il (elle) vient en appui à la Direction du service afin d'optimiser la gestion des activités quotidiennes et des dossiers en cours, à travers :
- la préparation et diffusion des documents
- la prise en compte et la gestion des sollicitations
- le rappel des priorités ou urgences
- la saisie des demandes de subvention
- le suivi des dossiers
Il (elle) est l'interface entre les acteurs du service, gère l'accueil, les appels téléphoniques, les mails, les courriers et suit tout type de dossiers, assure la liaison avec le siège, assure la frappe et la mise en forme des courriers et documents administratifs ainsi que la constitution des dossiers du personnel.
Enfin il (elle) gère le suivi des congés de l'équipe et le suivi de la médecine du travail,