Assistant/Assistante administratif/ve et financier/ère (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

temps partiel - 24H Autre (temps partiel - 24H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Selon convention collective

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Réaliser une recherche documentaire
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Rigueur et organisation Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent Exigé

Description de l'offre

- Recrutement dans le cadre d'un remplacement, jusqu'au retour du salarié (congé maternité et parentale) - CDD sans date de fin précise -

Activité principale et contexte d'intervention

L'assistante administrative et financière de l'association, assure l'ensemble des missions et les tâches qui découlent des secteurs suivants : Administratif, Ressources humaines, Finance, Logistique, et Communication. Elle collabore étroitement avec la coordinatrice et la présidente de l'association.

Missions principales
L'assistante administrative et financière assure les missions suivantes :

- ADMINISTRATIF

Gérer les conventions avec les administrations et services dont l'association est dépendante (financeurs, assurance, banque, fournisseurs, etc .)
Assurer la rédaction des convocations et compte rendus du Conseil d'administration de l'association.
Garantir l'élaboration, la rédaction et le suivi des outils de gestion de l'activité de l'association (tableau, rapport, compte rendu d'activité et de réunion, base de données et répertoire, planning, procédures etc .)
Gérer des dossiers spécifiques (vacances des enfants)
Piloter l'ensemble de la correspondance par mail et postale
Assister aux réunions en lien avec les missions de la fonction

- RESSOURCES HUMAINES

Assurer la procédure de recrutement depuis la diffusion de l'annonce, le repérage de candidat, le lien avec Pôle emploi
Assurer la gestion administrative des stagiaires et bénévoles : recherche, convention, déclarations
Veiller à l'exactitude des données et au respect des procédures en collaboration avec le cabinet chargé de la rédaction des contrats et de tous les documents afférents
Gérer l'ensemble de la gestion des ressources humaines des salariés : absences, formations, etc .

- FINANCE

Saisir les factures en lien avec le cabinet comptable chargé de la gestion budgétaire de l'association
Saisir les paiements
Co-rédiger les dossiers de subvention et les bilans afférents
Organiser les campagnes d'appel aux dons

- COMMUNICATION

Élaborer des outils de communications (journal, flyer, présentation, etc .)
Réviser et alimenter le site internet avec le prestataire

- LOGISTIQUE

Gérer l'ensemble des commandes liées aux besoins de l'association
Rechercher les fournisseurs avec le meilleur rapport qualité/prix
Assurer l'accompagnement des élèves bénévoles chaque soir du lycée au local de l'association.

Compétences requises :

- Capacité rédactionnelle
- Maîtrise des outils bureautiques numériques
- Connaissance des bases de la gestion des ressources humaines et financières
- Travail en équipe
- Sens de l'organisation et des priorités

Qualités humaines essentielles :

- Relationnel fluide
- Rigueur
- Organisation
- Adaptabilité
- Discrétion
- Autonome et force de proposition

Conditions d'exercice :

L'assistant(e) administratif(ve) est placée sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice éducative et pédagogique de l'association.

Le poste est à temps partiel et les horaires sont les suivants :

- 10h00 à 12h30 et 13h30 à 17h00
- Lundi, mardi, jeudi et vendredi

- Congés : 5 semaines à définir (la structure est fermée au public 1 semaine à chaque vacances scolaires)

Diplômes minimums souhaités :

- Bac professionnel dans le secrétariat et la gestion administrative
- Première expérience professionnelle sur un poste similaire

Rémunération selon convention collective