Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

6 Mois

Salaire

selon CCN ALISFA

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  ressources humaines

Description de l'offre

Vos missions seront les suivantes :

Missions générales :
- Accompagner et assister la Direction du Centre Social, afin de faciliter et d'optimiser la gestion du Centre Social ;
- D'effectuer certaines actions et missions particulières par délégation de la Direction ;
- Être l'interlocuteur privilégié en cas d'absence de la Direction (temporiser, prioriser et/ou traiter certains dossiers urgents).

Missions détaillées :

Secrétariat
- Gérer la boîte de messagerie principale du Centre social et le courrier (tri, suivi, distribution, envois, rédactions etc.) ;
- Veiller à la circulation des informations orales et écrites entre les adhérents, les partenaires, les équipes et la Direction ;
- Préparer les réunions ainsi que la rédaction de compte-rendu ;
- Traiter les documents (création, mise en forme, suivi, classement, archivage, signatures etc.) et assurer leur traçabilité (date sur les documents reçus.) ;
- Gérer et mettre à jour les bases de données (salariés, Conseil d'administration, associations hébergées etc.) ;
- Gérer et suivre la mise à disposition des salles du Centre Social dans le cadre des associations hébergées, établir et suivre l'exécution des Conventions.

Ressources humaines
- Constituer les dossiers administratifs du personnel ;
- Planifier et suivre les visites médicales ;
- Rédiger les contrats et participer à la réflexion des éléments du contrat en collaboration avec la Direction ;
- Préparer les éléments de salaire et veiller à leur bonne diffusion auprès du service Comptabilité/Paie ;
- Gérer les absences des salariés et leur remplacement, et particulièrement celles des agents d'accueil et des agents d'entretien ;
- Réaliser les plannings des agents d'entretien et des agents d'accueil en collaboration avec la Direction ;
- Effectuer et suivre les demandes de prises en charge des formations, des contrats d'apprentissage, de professionnalisation, des dispositifs d'aide aux employeurs (emploi franc etc.) et leur suivi ;
- S'assurer de la réalisation du plan de formation, en collaboration avec la Direction ;
- Participer au management, au recrutement, aux Entretiens Annuels d'évaluation et de façon plus générale, à l'accueil et à l'accompagnement des salariés arrivants, en collaboration avec la Direction ;
- Assurer la communication interne, avec les salariés de la structure (diffusion d'informations, distribution des fiches de paie aux Responsables de secteurs, rédaction des courriers de réponse à des sollicitations de salariés.).

Comptabilité
- Transmettre les pièces comptables au service Comptabilité ;
- Assurer le suivi des devis et l'adéquation entre les pointages, le devis et les factures ;
- Effectuer les paiements des factures et gérer les relances en collaboration avec le service Comptabilité, le cas échéant ;
- Gérer la caisse « comptabilité » (sorties de caisse, comptage, gestion des chèques, préparation et dépôt à la Banque etc.) ;
- Effectuer les demandes d'aides sur la plateforme SYLAE, le cas échéant ;
Services généraux/logistique
- Gérer les stocks et les commandes des produits d'entretiens, des fournitures, des tickets de transport ou encore des repas pour les formations etc. ;
- Veiller au bon fonctionnement des locaux en collaboration avec la Direction ;
- Fluidifier l'organisation et la communication avec les services techniques, en les alertant sur les problématiques liées aux locaux (particulièrement pour la salle de pause, le plateau, les bureaux administratifs, le bureau de la Direction (RIJ), ou encore l'extérieur ou l'ascenseur etc.) et responsabiliser les Responsables sur le suivi des salles dont ils ont la charge.

Profil : Vous êtes titulaire d'un diplôme de type Licence RH ou BTS et vous disposez d'une expérience similaire.