Assistant / Assistante de direction (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s) - dans le BTP

Salaire

Mensuel de 2051.00 Euros à 2560.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Législation sociale Exigé
• Droit du travail Exigé
• Normes rédactionnelles Exigé
• Sténographie Exigé
• Techniques de numérisation Exigé
• Gestion administrative du courrier Exigé
• Méthode de classement et d'archivage Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Techniques de prise de notes Exigé
• Modalités d'accueil Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel Exigé
• Réaliser la gestion administrative des contrats Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Classer des documents Exigé
• Réaliser une veille documentaire Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Gérer un planning Exigé

Formations nécessaires

• Bac ou équivalent
  secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

Société d'agencement et d'ébénisterie recherche un assistant de direction H/F ayant un minimum d'expérience de 3 ans sur ce poste dans le domaine du BTP.

Vos missions:
Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant:
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)
- Gérer et transmettre au comptable les déclarations TVA.
- Gérer les notes de frais
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.)

Communication :
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.)
- Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables
- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.).
- Suivre les procédures d'appels d'offres
- Rattachement exclusif au Directeur et président

Horaires:
Lundi au vendredi de 9H à 12H et de 13H à 17H

Profil:
- qualités commerciales
- maîtrise des logiciels de bureautique
- maîtrise des bases de comptabilité : facturation, suivi facture, TVA, bons de commandes et de livraisons
- expérience nécessaire dans le secteur du bâtiment ou de l'artisanat

Pour candidater : envoyer CV et une lettre de motivation

1 semaine d'immersion professionnelle est prévue afin de valider votre recrutement