Secrétaire universitaire et pédagogique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 6 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Mensuel de 1980.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  Assistant.e de gestion PME/PMI

Description de l'offre

Description du poste :

Au sein du service administratif et technique et sous l'autorité de sa responsable, le/la secrétaire universitaire et pédagogique :
- Assure le suivi administratif et contribue au suivi pédagogique des étudiants et des formations dont il a la charge, en étroite collaboration avec les responsables de formation. Pour cela, il assure des missions polyvalentes, d'ordre techniques et opérationnelles. Par son action, il veille à la circulation des informations entre les services et les publics.
Détail des missions :
- Gestion des tâches associées aux candidatures, inscriptions et réinscriptions :
- Instruire les dossiers de candidature en contrôlant la conformité des pièces et en assurer le suivi en lien avec les commissions pédagogiques (hors plateformes nationales)
- Gérer les inscriptions / réinscriptions administratives et effectuer les relances nécessaires à la régularisation des dossiers.
- Renseignement des futurs étudiants et des familles ;
- Gestion numérique et matérielle des dossiers des étudiants, classement et archivage.
- Organisation et mise en oeuvre opérationnelle des examens et contrôles continus :
- Contrôler les choix d'options réalisés par les étudiants
- Réaliser la personnalisation du plan d'étude
- Réaliser le suivi d'assiduité des étudiants (contrôle des absences, feuille d'émargements .)
- Recueil des sujets d'examen, préparation logistique des examens, recueil des copies et transmission aux correcteurs ;
- Recueil des notes et des copies en lien avec les chargés d'enseignements et les responsables de formation (RF) en vue de l'organisation des jurys ;
- Saisie des notes et contrôles en vue du bon déroulement des jurys ;
- Autre :
- Soutien à l'équipe administrative dans le cadre de l'activité du service (remplacements en cas d'absence ou surcharge ponctuelle) et de la vie de l'institution (journées portes ouvertes, manifestations exceptionnelles, etc.).

Description du profil :
De formation supérieure de niveau bac+2 de type BTS Assistant de gestion PME/PMI / Assistant Manager. Expérience de 2 ans sur un poste administratif, idéalement acquise dans l'enseignement supérieur.
Compétences professionnelles :
- Compétences éprouvées en bureautique et secrétariat polyvalent ;
- Compétences rédactionnelles (orthographe, syntaxe, qualités de rédaction) ;
- Qualités d'expression orale permettant de renseigner avec précision les futurs étudiants notamment ;
- Capacité à rendre compte, et à solliciter des instructions ou précisions au besoin.
Savoir-être :
- Rigueur, précision et sens de l'organisation ;
- Réactivité et persévérance ;
- Respect des consignes et délais
- Capacité à évoluer positivement dans un collectif de travail (solidarité, bienveillance, discrétion) ;
- Excellent sens relationnel, sens de l'écoute et disponibilité pour les étudiants et leurs familles ;
- Discrétion professionnelle.
Informations complémentaires :
Prise de fonction souhaitée : 15 janvier 2025
La durée du poste pourra évoluer en fonction des besoins.
Déplacements : exceptionnels
Spécificité : forte saisonnalité avec une charge de travail plus marquée au moment de la rentrée et des examens.
Organisation du temps de travail : semaines de 39h
Congés et RTT : 6 semaines de congés (prévues pendant les périodes de fermeture de l'établissement) et 19 jours de RTT
Rémunération : salaire mensuel brut de 1980 €

Renseignements :
Mme Sabine LE GOFFIC, responsable administrative et technique (slegoffic@uco.fr )
Postuler :
Candidatures à transmettre exclusivement par courriel avant le 6 janvier 2025 à l'attention de Mme Viviane LE GUILLOUX, directrice de l'UCO-BN à l'adresse suivante : vleguill@uco.fr