Assistant / Assistante administrative Bureau d'études techniques (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

temps partiel - 21H Autre (temps partiel - 21H Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Mensuel de 1200.0 Euros à 1600.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Classer des documents Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Réaliser des opérations comptables Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel Exigé

Description de l'offre

Dans le cadre de notre développement et croissance d'activité, nous cherchons une personne investie et motivée pour rejoindre notre équipe, à temps partiel.
Les missions :
En intégrant notre atelier en tant qu'assistant(e) administrative à temps partiel, vous aurez en charge la gestion administrative et organisationnelle de l'agence. Vous serez directement rattaché(e) au responsable de l'agence et travaillerez de manière autonome avec l'équipe, constituée de chefs de projets et chargés d'études (environ 10 personnes). Vous serez en charge principalement des missions suivantes :

>> Gestion administrative générale :
- Gestion des fournitures de bureau : Suivi des stocks et traitement des commandes.
- Gestion des fournisseurs et partenaires (contrats d'électricité, internet, locaux, ménage, etc.).
- Réception et envoi de courriers et documents, classement et archivage des documents (courriers, devis, factures, contrats).

>> Support aux équipes :
- Organisation des déplacements professionnels (réservation des transports, hébergement, etc.).
- Coordination d'évènements de l'agence.

>> Assistance dans la gestion des ressources humaines :
- Gestion des notes de frais.
- Préparation des éléments de paies pour transmission au comptable : Planning des congés, titres restaurant, frais, etc.
- Démarches administratives et sociales à l'embauche : coordination pour le recrutement, (demande et classement des documents), mise en place du contrat de travail, du contrat mutuelle et santé, etc.

>> Participation au suivi administratif des dossiers :
- En lien avec la responsable développement de l'agence, participation au suivi contractuel des dossiers : Etablissement de notes d'honoraires, dépôt et suivi des états de paiement (tenue à jour des tableaux de suivi financier), relances des clients.

Le profil recherché :
- Vous disposez d'une expérience préalable similaire confirmée dans l'assistance et/ou la gestion administrative ou l'assistance de direction dans le domaine du bâtiment (agence d'architecture, entreprise travaux, bureau d'études, .).
- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et avez un bon esprit de synthèse et de planification.
- Vous êtes polyvalent(e) et autonome dans la gestion et le suivi de vos missions
. Vous maîtrisez les outils bureautique (Word, Excel).
- Vous avez de bonnes connaissances des contrats de maitrise d'œuvre et des procédures de marchés publics (actes d'engagement, avenants, déclarations de sous-traitance, etc.)
- Vous êtes à l'aise à l'oral comme à l'écrit et avez un bon relationnel.

Poste en temps partiel à raison de 2 à 3 jours par semaine selon disponibilités