Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

temps partiel - 17H30 Autre (temps partiel - 17H30 Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Grp 2 Convention Collective du Sport

Permis demandé

B - Véhicule léger Exigé

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat formation

Description de l'offre

Sous l'autorité du Président de la LBSA, le (la) Secrétaire administrative participe à la gestion administrative de la Ligue de Bretagne du Sport Adapté et de son Organisme de Formation.
Il/elle coordonne principalement l'organisation régionale de formations à destination des Référents Activités Physiques et Sportives (APS) dans les ESMS (Etablissements et Services Médico-Sociaux) et l'animation du réseau régional.

Missions et activités principales :

Secrétariat de l'Organisme de Formation :

Respect et application du Référentiel National Qualité (QUALIOPI)
- Assurer le suivi administratif de la démarche qualité de Formation :
- Création, paramétrage et diffusion des sessions de formation
- Traitement et suivi des inscriptions
- Suivi des stagiaires en formation (convocation, attestations, etc.)
Contrats et conventions de formations
Evaluations des stagiaires, formateurs et parties prenantes des formations
Gestion administrative des jury pléniers de formation
Tenue d'un reporting (statistiques, données chiffrées, etc.)
Informer sur l'activité de formation via les différents canaux de communication :
- Prérequis d'accès aux formations
- Conditions de participation
- Toute information utile aux candidats
Préparer l'édition des différents supports de formation (émargement, polycopiés, livrets, etc.)
Relations avec les financeurs légaux (Pôle Emploi, Région Bretagne, AFDAS, CPF.)
Conseil en matière de financement (clubs, stagiaires, etc.)
Elaboration de documents de synthèse destinés au public LBSA 2/2

Secrétariat Administratif
Gestion de la correspondance et des communications (tri et affectation de la correspondance (courriers et mails), rédactions courriers et Compte rendus.)
Vérification administrative de dossiers (affiliations, engagements championnats.)
Gestion des approvisionnements et de certains contrats (assurance, de mutuelle, d'énergie, etc.)
Planification des rencontres institutionnelles de la Ligue (Assemblée Générale, Comité Directeur, Réunion des Présidents.)
L'établissement des factures auprès des différents acteurs
L'archivage des documents
Accueil Téléphonique et la primo information
Accueil téléphonique et physique
Analyse des demandes et orientation vers le bon interlocuteur
Participer à la vie associative de la Ligue :
Participer aux réunions d'équipe et aux assemblées générales.
Participer aux réunions du comité directeur sur sollicitation.

Profil :
Connaissance du milieu associatif et du mouvement fédéral
Connaissance du fonctionnement des organismes de formation (démarche Qualiopi)
Capacité à Utiliser les outils informatiques et bureautique, de l'information et de la communication : traitement de texte, tableur, outil de présentation, logiciel de messagerie, navigateur internet, Word, Excel, Powerpoint, publipostage.
Capacité à développer et animer un réseau de partenaires
Capacité à rédiger des courriers et documents
Capacité à travailler en équipe
Dimensions comportementales
Savoir travailler à la fois en autonomie et en équipe, prendre des initiatives et être force de proposition
Faire preuve d'efficacité et de rigueur : fiabilité - adaptabilité - organisation et méthodologie
Respecter les procédures
Avoir le sens des valeurs associatives et des relations humaines : avoir le sens de l'engagement
Savoir faire preuve de pédagogie, être à l'écoute et savoir s'adapter

Mobilisation possible pendant les week-ends et jours fériés selon l'actualité régionale.
Période d'essai : 1 mois renouvelables
Les candidatures sont à adresser avant le 12 janvier 2025. Des entretiens sont à prévoir à Ploufragan entre le 14 et 17 janvier 2025.
Le poste est à pourvoir à partir du 27 janvier ou 3 février 2025.
Candidature (CV + lettre de motivation) à envoyer par mail (ligue.bretagne@sportadapte.fr) à l'attention de Nicolas Brunet, président de la Ligue ou par courrier au siège de la Ligue de Bretagne du Sport Adapté (18, rue Pierre de Coubertin - 22440 Ploufragan).