Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

En fonction du profil

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

La SARL Groupe Delaforge est une holding ayant une trentaine de filiales dans les domaines suivants :
- Hébergement touristique et activités annexes tels que les soins corporels ;
- Hébergement social et activités annexes tels que l'accompagnement sociaux médico-éducatif ;
- Plateforme de gestion de nuitées d'hébergement à destination des professionnels ;
- Fourniture de biens et prestations de services en gros à destination des professionnels ;
- Gestion foncière.

En qualité de holding animateur (trice) l'ensemble de ses filiales en leur fournissant divers services dans les domaines suivants :
- Assistance en matière administrative générale ;
- Assistance et conseil en matière juridique et fiscale ;
- Assistance informatique ;
- Assistance commerciale ;
- Assistance en matière d'achats ;
- Assistance en matière de ressources humaines.

En tant qu'assistant administratif (H/F) vos missions principales seront :

Secrétariat et tâches administratives :
- Accueillir, renseigner les collaborateurs du service et de l'entreprise ;
- Traiter les appels téléphoniques et le courrier en lien avec ses activités ;
- Gérer les agendas ou les plannings du manager, les convocations aux réunions et assemblées, organiser ses déplacements ;
- Élaborer, rédiger des documents : comptes rendus, notes de synthèse, procès- verbaux d'assemblée, rapports annuels, présentations professionnelles ;
- Actualiser les bases de données du service.


Préparation et suivi des dossiers :
- Rechercher, sélectionner les informations permettant les prises de décision et la mise en œuvre des formalités ;
- Rassembler, classer les éléments constitutifs des dossiers (par exemple : dépôt de brevet, risque sanitaire, rupture de contrat de travail ; modification de contrat commercial), archiver ;
- Suivre les dossiers (cohérence, progression, conclusion), en référer aux intéressés.


Mise en œuvre des formalités et procédures :
- Préparer la mise en forme des formalités administratives ;
- Assurer ou suivre ces formalités (par exemple : annonces légales, dépôts en ligne via Infogreffe) ;
- Assurer ou suivre les procédures simples de recouvrement de créance, gestion des sinistres assurances ;
- Suivre l'état d'avancement des procédures liées aux installations de sécurité ;
- Assurer un assistanat partagé entre plusieurs collaborateurs ;
- Gérer leurs états de frais et factures ;
- Communiquer les données documentaires utiles ;
- Rédiger ou modifier, sous le contrôle de juristes, certains courriers ou acte.