Chef(fe) de Cabinet F/H (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30 Autre (37H30 Autre)

Expérience

2 An(s)

Salaire

Mensuel de 2231.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Exigé
• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Classer des documents Exigé
• Collecter et analyser des données, des informations Exigé
• Créer, organiser ou coordonner un évènement Exigé
• Gérer un planning Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser des déplacements professionnels Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement Exigé
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier Exigé
• Réaliser une veille documentaire Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Exigé
• Relayer de l'information Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

En tant que Chef(fe) de cabinet, sous la responsabilité de la Directrice de Cabinet, vous jouerez un rôle central dans l'organisation des instances et réunions stratégiques de l'Université. Vous travaillerez en lien direct avec le Président de l'Université, les Vice-Présidents, et les membres de l'équipe présidentielle. Vous serez en contact régulier avec les différents acteurs de l'université, y compris la Direction générale des services, les directions de composantes et de laboratoires de recherche, les étudiants, et les partenaires extérieurs. Ce poste est situé au Cabinet de la Présidence de l'Université à Versailles.

Vos missions principales incluent l'organisation des instances et réunions stratégiques, la coordination et le suivi des activités présidentielles, le soutien à la stratégie de communication, la gestion des relations institutionnelles, l'organisation événementielle, et la gestion administrative quotidienne. Vous serez responsable de l'organisation des réunions liées au Conseil d'administration et aux Conférences des Directeurs de Composantes, de la compilation et de la mise en forme des documents nécessaires, ainsi que de la logistique des réunions.
Vous assurerez également la coordination et le suivi des activités présidentielles, incluant l'organisation de l'agenda stratégique du Président, le suivi des dossiers prioritaires et des décisions présidentielles. En appui à la stratégie de communication, vous contribuerez à la rédaction de notes et supports de communication, et coordonnerez avec les services de communication pour les événements institutionnels.

Votre rôle impliquera également la gestion des relations institutionnelles, en servant d'interface entre le Président et les partenaires externes, et en organisant et préparant les rendez-vous et visites officielles. Vous superviserez la logistique des événements présidentiels tels que les inaugurations, conférences, et séminaires.

Au quotidien, vous accueillerez les interlocuteurs internes et externes, gérerez le courrier, et organiserez la logistique des parapheurs et l'archivage des documents. Vous serez responsable de l'organisation et du suivi des agendas du Président et des Vice-Présidents, en prenant en compte les priorités et urgences. Vous préparerez et suivrez les réunions, assurant la logistique et la rédaction de comptes rendus si nécessaire. Vous gérerez également les aspects logistiques et budgétaires, y compris les commandes, ordres de mission, notes de frais, et suivi des stocks de fournitures.

Enfin, vous apporterez un soutien aux étudiants et services internes, en gérant les recours étudiants et en suivant les conventions de stage à l'étranger.
Pour réussir dans ce rôle, vous devrez faire preuve de rigueur dans l'organisation et la gestion du temps, avoir d'excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles, maîtriser les outils bureautiques, et gérer des situations complexes avec discrétion. Vous devrez également démontrer un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité, être disponible et adaptable, avoir un esprit d'initiative et de proactivité, ainsi que d'excellentes qualités relationnelles et un sens du service.

Une expérience significative en tant qu'assistant(e) de direction ou dans un poste à responsabilité équivalente est souhaitée.

Si vous êtes motivé(e) par cette opportunité et possédez les compétences requises, nous vous invitons à postuler. Nous attendons avec impatience de découvrir votre candidature et de vous accueillir au sein de notre équipe.