Assistant/ assistante administratif/tive et pédagogique (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s) - domaine formation + administratif

Salaire

Mensuel de 2100 Euros à 2200 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier Exigé
• Modalités d'accueil Exigé
• Classer des documents Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Accueillir, orienter, renseigner un public Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité Exigé
• Coordonner l'activité d'une équipe
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique Exigé
• Utiliser les outils numériques Exigé
• maitrise Word et Excel; publipostage Exigé

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  BTS ou DUT

Description de l'offre

Accueil et Orientation du public :

- Accueil et orientation téléphonique et courriels : renseignements, gestion du standard,
- Accueil physique des étudiants, candidats, formateurs, intervenants, prestataires et fournisseurs, informations et orientation
- Courriel (réception et répartition)
- Publipostage
- Archivage (classement et destruction)

Gestion administrative et pédagogique en soutien fonction du responsable de Formation initiale et de la Direction
- Dossiers des étudiants entrants
- Préparation pré-rentrée après admission (envoi documents, gestion des désistements, appel téléphonique pour proposer place qui se libère.)
- Demande et réception de pièces complémentaires au dossier d'inscription
- Création de suspends et dossiers étudiants (classement)
- Mise à jour de la Base de données étudiants
- Cartes d'étudiant
- Statistiques administratifs et pédagogiques selon les demandes de la Région

- Suivi des étudiants
- Gestion présences et absences des étudiants
- Vente des cartes de photocopie et logiciel UNIFLOW (ARESCOM)
- Suivi dossiers de bourses
- Contact avec l'Université de Nanterre et saisie des notes de Licence
- Résultats (saisie des notes dans ODESSA, classement, envoi des résultats .)
- Contact avec la DRIEETS. (Courriers, préparation liste unique des candidats admis, statistiques pour commission, report de scolarité.)
- Veille administrative
- Renseignements et courriers divers
- Participation aux réunions extérieures selon les besoins institutionnels (AFORMEJE, DRIEETS, Inter centres)
- Lien avec les intervenants


Parcoursup /Organisation Oraux d'admission (en coopération avec Assistante administrative FI et FPC)
- Veille Parcoursup
- Paramétrage Parcoursup en lien avec la direction
- Réponse aux courriers, envoi de documentation, renseignement téléphonique
- Dossiers d'inscription (mise en ordre, enregistrement, classement, envoi des convocations)
- Gestion des règlements d'inscription (amont travail comptabilité)
- Préparation et organisation des oraux d'admission : convocations, frappe textes, photocopies, recrutement professionnels, envoi de tous les documents, pochettes.
- Participation aux réunions Parcoursup

Connaissance de la Gestion administrative dans le domaine de la formation indispensable.