Assistant / Assistante administration des ventes (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

3 An(s)

Salaire

Mensuel de 2000.0 Euros à 2200.0 Euros sur 13.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Assurer un accueil téléphonique Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation Exigé
• Établir un devis
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande Exigé

Description de l'offre

L'Assistant.e Administration des Ventes FRANCE H/F occupe un rôle clé un rôle clé dans la gestion administrative, en intervenant dès les premières étapes de la relation client pour soutenir l'équipe commerciale et assurer le bon déroulement des ventes. Sa mission couvre l'ensemble du processus administratif, de l'établissement du contact initial à la prise de commande, jusqu'à la livraison des produits. En tant qu'interface entre les clients, les services internes et les commerciaux, il/elle contribue à la satisfaction client et au bon déroulement des opérations commerciales.

MISSIONS SPECIFIQUES :
Saisir les commandes reçues dans le système ERP ou logiciel interne, en s'assurant de la conformité des informations (quantités, références produits, conditions tarifaires, délais).
Contrôler les termes contractuels (remises, conditions promotionnelles).
Assurer le suivi des commandes via les outils internes et informer les clients de leur avancement ou des modifications nécessaires.
Répondre aux demandes des clients concernant les délais, produits, tarifs ou ajustements.
Identifier les causes des litiges (retards, erreurs, produits non conformes, avaries) avec les équipes commerciales et qualité, et proposer des solutions adaptées (avoirs, remplacements).
Traiter les demandes spécifiques nécessitant des ajustements techniques ou des produits sur mesure en collaboration avec la R&D.
Créer et maintenir les informations clients à jour dans les systèmes ERP et logiciel interne.
Répondre par téléphone et/ou email aux demandes des clients liées aux produits, commandes, tarifs, ou délais.
Coordonner la communication entre les services internes (approvisionnement, logistique, technique, production) et réorienter les demandes spécifiques vers les interlocuteurs appropriés.
Assister les commerciaux dans leurs besoins administratifs et les interactions avec les clients.
Participer à l'amélioration continue, notamment par la vérification des grilles tarifaires, les tests de nouveaux systèmes ERP, et la participation éventuelle à des salons professionnels.

Cette liste n'est pas exhaustive

FORMATION :

Formation de niveau III (BTS, DUT), de type commerce ou équivalent
Exigé : une expérience d'au minimum 5 ans au poste d'assistante ADV, au sein de l'industrie est un plus

COMPÉTENCES TECHNIQUES :
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint).
- Connaissance d'un ERP ou logiciel de gestion commerciale (SAP, Microsoft Dynamics ou autre).
- Connaissance des processus liés à la gestion commerciale et logistique.
- Excellentes aptitudes en communication téléphonique
- Anglais

COMPÉTENCES PERSONNELLES :
- Sens du service client et excellente communication.
- Rigueur, organisation et gestion des priorités.
- Esprit d'équipe et capacité à collaborer avec les différents services internes.
- Être proactif et réactif au quotidien
- Habileté à répondre aux imprévus et à résoudre les problèmes avec sang-froid et diplomatie
- Adaptabilité et flexibilité face au changement de la charge de travail
- Polyvalence
- Gestion du stress