Assistant(e) du Directeur Général des services (H /F) (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

35H Autre (35H Autre)

Expérience

Débutant accepté

Salaire

Salaire selon expérience et grille i

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Assurer un accueil téléphonique
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Description de l'offre

I - Secrétariat du DGS

Réception des appels téléphoniques du DGS (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur, assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur).
Vous gérez l'agenda et les prises de rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
Rédaction, classement et archivage des dossiers du DGS (courriers, notes, mails, comptes rendus, rapports).
Mise en forme de divers documents de travail.
Tenue de réunions : Préparation et suivi des réunions de services organisées par le DGS (invitations, convocations, organisation, rédaction de compte rendus, prise de notes lors des réunions).


II- Secrétariat des assemblées

Participer à la préparation (convocations, préparation de la salle, envoi des dossiers aux Elus, dans les services et à la presse) et suivi des conseils et bureaux communautaires.
Mettre en forme les délibérations du conseil communautaire, les décisions et comptes rendus de bureau communautaire.
Suivi de la dématérialisation des actes transmis au contrôle de légalité.
Rédiger comptes rendus, procès-verbaux.
Procéder aux affichages réglementaires.
Tenir à jour le recueil des délibérations et des actes administratifs.
Tenir à jour les classeurs répertoriant les données administratives des différents organismes ou instances auxquelles les collectivités (communauté et commune) adhèrent ou sont représentées.

III - Gestion des dossiers, notes, courriers, mails

Diffusion et organisation la circulation de l'information auprès des élus et dans les services.
Gestion du courrier : récupération du courrier à La Poste, gestion du courrier arrivé (réception, enregistrement, diffusion) et départ du courrier (dépôt à La Poste), suivi des réponses aux courriers signalés.
Centralisation et premier contrôle des courriers et divers documents avant signature des élus.
Préparation des convocations des commissions
Classement des documents relatifs aux commissions dans lesquelles siègent les élus.

V - Référent RGPD









CDD 1 an

Salaire selon expérience et grille indiciaire