Secrétaire d'agence (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

36H Travail en journée (36H Travail en journée)

Expérience

3 An(s)

Salaire

suivant expérience

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Accueillir, orienter, informer une personne
• Classer des documents
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Planifier des rendez-vous

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé

Description de l'offre

Envie de rejoindre des équipes dynamiques et conviviales, pour participer à la fois à des chantiers de proximité et à des projets d'envergure ?

Nous recrutons un(e) Secrétaire H/F.

Au sein du cabinet de Villeurbanne, vous rejoindrez une équipe de 10 personnes dirigée par Pierre-Marie.

Vos missions :

Vous prenez en charge le secrétariat et le suivi des dossiers

Secrétariat :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
- Assister le responsable et les chefs de projets : devis, agenda, bordereau, relances, factures ;
- Gérer et traiter des mails reçus à l'agence ;
- Elaborer les devis, factures, avenants
- Frapper et corriger les courrier et mails ;
- Gérer les archives : Classer, archiver, rechercher et transmettre aux confrères ;

Suivi des dossiers :

- Collationner et vérifier la complétude des documents
- Assurer le suivi administratif des procédures d'urbanisme sur les sites dédiés
- Suivre les étapes du dossier de la commande jusqu'à la livraison
- Renseigner les clients, transmettre des documents techniques
- Renseigner les outils de suivi : tableau de facturation, planning., sur les logiciels internes

Vous vous reconnaissez dans ce profil :

De formation administrative ou commerciale (Bac+2 ou équivalent), vous êtes rigoureux(se) et capable d'organiser votre travail selon les échéances imposées.

Vous maîtrisez parfaitement le pack office, et serez en mesure de vous adapter rapidement à nos outils internes.

Vous justifiez impérativement d'une expérience similaire réussie de 3 ans minimum, idéalement acquise dans un environnement de géomètres.

Vous avez le sens des priorités ainsi qu'un bon relationnel, simple et efficace.

Informations complémentaires :

- A pourvoir au plus tôt,
- Poste basé à Villeurbanne,
- 100% bureau en présentiel (télétravail non prévu sur ce poste)
- Contrat 35h avec annualisation du temps de travail (compteur-temps)
- Statut employé, salaire selon profil et expérience
- Intitulé générique du poste : Assistant administratif, selon la grille interne et les critères d'autonomie et de technicité de la convention collective nationale des Géomètres-Topographes,
- Plan de Mobilité Entreprise avec Forfait mobilité durable (vélo / covoiturage / TC occasionnel / EDPM en location), participation aux frais de TC et de location de vélo à hauteur de 50%,
- RTT + Prime (participation + intéressement) + Mutuelle (prise en charge à 80% par l'entreprise) + CSE (chèques vacances).
- Carnet d'accueil remis à l'embauche et processus de parrainage pour une parfaite intégration
- Culture opérationnelle forte