Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

1 An(s) - hebergement social

Salaire

Mensuel de 1801.8 Euros à 2000.00 Euros sur 12 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planifier des rendez-vous
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Définir des besoins en approvisionnement
• Classer des documents
• Utiliser les outils numériques
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents Exigé
  secrétariat assistanat direction

Description de l'offre

Vous serez amenés à travailler avec les salariés et les bénévoles de l'association
Rattaché(e) à la direction, vos missions principales seront :
L'accueil téléphonique et physique ; Le traitement administratif de dossiers et du secrétariat ; L'organisation des agendas, réunions et rendez-vous, le suivi de dossiers, de chantiers, de plannings ou de tableaux de bord ; La rédaction de documents, de lettres, mails, documents de communication, relevé de décisions de réunion d'équipe ; La gestion du courrier ; Créer et mettre à jour la bibliothèque d'information ;
Recensement et suivi du matériel mis à disposition des salariés (fournitures de bureau, clé, fonctionnement, .) ; Gérer, classer et archiver des documents, les dossiers usagers et partenaires ;
Coordonner le suivi des travaux ; Assister les travailleurs sociaux et les bénévoles dans le montage de leurs dossiers Administratif :

Traitement des différentes informations nécessaire pour le reporting régulier auprès de la direction de l'association Communication sur les réseaux sociaux Elaboration et suivi de tableaux de bord pour la gestion de stocks, mise en place de procédures Suivi du parc automobile
Soutien logistique dans le cadre de campagnes de communication, (évènements, donateurs, listings pour mailing, .)
Elaboration et suivi du dossier hébergement des personnes accueillies par l'association Suivi des listes des bénéficiaires (entrées, sorties), des échéances de droits et renouvellement Récupération des ressources pour l'élaboration et l'encaissement des participations financières
Courriers de relance impayés.
Technique :
Coordination technique avec les prestataires, salariés, bénévoles pour les
interventions dans les centres
Suivi de la sécurité des sites, incendie, formation, document unique, .)
Suivi des travaux
Informatique / internet :
Recensement et suivi des besoins avec le Service Information
Suivi des réseaux sociaux, information et actualisation des supports web CITE-LPB
Moyens et
contraintes
- Travailler avec les outils bureautiques : Outlook, Pack office, Tagalis, .
- Transmettre les informations (reporting régulier) au/à la chef(fe) de service/Direction,
participe à des réunions lorsque la participation est requise