Assistant(e) Pole Administratif (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

18 Mois

Salaire

Annuel de 30000.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Logiciels comptables
• Procédure budgétaire Exigé
• Réglementation des délais de paiement Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation Exigé
• Contrôler la conformité des données Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement Exigé

Description de l'offre

Orientations principales :

Ce rôle procure des opérations administratives fluides et efficaces liées aux opérations de l'Ecole. Une expérience antérieure dans une université ou un établissement d'enseignement supérieur serait bénéfique. Le rôle nécessite une attitude proactive et positive, des compétences administratives et des compétences en rédaction et mathématiques), y compris concernant la collecte et analyse de données, des rapports écrits et oraux, et d'excellentes compétences de communication verbale et écrite, en anglais et en français. Il nécessite également la capacité de travailler en équipe, de respecter les délais et travailler avec précision, et de se sentir à l'aise dans l'utilisation des technologies de l'information. Une formation sur les domaines spécialisés du poste sera fournie.
Bien que la comptabilité soit gérée au niveau du groupe, ce poste est chargé du monitoring et du suivi des activités budgétaires simples (achats, fournitures de service, frais, paiement de factures), et requiert donc une familiarité avec ces activités comptables. Un soutien est prévu pour les premiers mois d'activité sur ce poste.


Responsabilités principales :
- Gérer les activités du Pôle Administratif au jour le jour
- Tenir à jour tous les dossiers administratifs.
- Gérer les opérations liées factures, aux partenaires légaux, administratifs et commerciaux
- Collaborer avec les services mutualisés pour toutes les opérations administratives.
- Être en contact régulier avec les services finances et comptabilité pour les transmissions de factures et autres demandes.
- Réconcilier des fiches de données
- Planifier le calendrier annuel et en gérer les opérations qui s'appliquent, avec les acteurs concernés (semaines d'orientation, évènements marketing, commissions, JPOs, awaydays, retours aux ministères, etc...)
- Collecter et gérer tous les documents relatifs aux audits Qualiopi, et autres organismes cadres.
- Rédiger des rapports pour les diverses commissions de l'École
- Soutenir le travail de la Direction pour s'assurer bon déroulement des objectifs de l'EMA
- Tout autre tâche, congruente avec le grade du poste tenu, qui serait exigée par la Direction


Profil :
- Très bonne maitrise de l'anglais (écrit et parlé) au niveau professionnel.
- 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle de responsable administratif dans l'enseignement supérieur
- Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles.
- Compétences avancées en informatique, notamment Word, Excel et Outlook
- Connaissance du fonctionnement des plateformes en ligne (e.g. CRM) et désir de se former sur des aspects spécifiques.
- Capacité à diriger une équipe et gérer un département.
- Capacité à être proactif dans la résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.