Secrétaire des assemblées et responsable du pôle accueil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H Travail en journée (37H Travail en journée)

Expérience

2 An(s) - Assistante de direction (Mairie)

Salaire

Selon grille indiciaire

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Gérer un planning
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Assurer un accueil téléphonique
• Animer, coordonner une équipe
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Utiliser les outils numériques
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

Contribuez au développement et à l'avenir du Sel & Vermois en rejoignant nos équipes !
Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, vous apporter une aide permanente à votre
supérieur hiérarchique en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de
classement et suivi de dossiers. Vous assurez le secrétariat des assemblées.
Avec l'appui de l'élu référent, vous mettez en œuvre la stratégie globale de promotion du tourisme et de
dynamisation du territoire.
Enfin, vous êtes responsable du pôle accueil et encadrez à ce titre, les deux agents chargés d'accueil et de
secrétariat.

Missions :
Secrétariat général et des assemblées :
- Accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs de la direction (accueil des rendez-vous, filtrage
et transmission des messages),
- Prise de rendez-vous
Administratif :
- Rédaction de courriers divers et de rapports,
- Prise de note et mise en forme de tout type de courriers,
- Gestion et traitement des courriers et courriels pour le Président de la Communauté de Communes et de la
Directrice Générale des Services
Instances :
- Préparation et envoi des convocations pour les commissions (exécutif, conseil communautaire), gestion du
quorum, rédaction des comptes-rendus et procès-verbaux,
- Transmissions des actes au contrôle de légalité.
Planification/Organisation :
- Suivi des projets et des activités de la direction,
- Gestion et mise en place de réunion avec différents partenaires et suivi des dossiers de réunions,
- Gestion de l'agenda électronique de la direction, coordination avec les partenaires et mise à jour régulière des
modifications,
- Mise à jour des annuaires électroniques,
- Organisation de pots.
Promotion du tourisme :
- Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie globale de promotion du tourisme et de dynamisation du
territoire, en lien avec l'élu référent et le responsable du pôle aménagement, développement et animation du
territoire ,
- Participer à l'élaboration des programmes touristiques sous différentes formes (ex: livret) en lien avec le chargé
de communication,
- Organiser et communiquer sur les informations touristiques du secteur en lien avec les partenaires
(associations, hébergeurs, office du tourisme, musées, producteurs locaux..).
-Organisation de concours (ex:concours photos).
- Participer aux actions développées par différentes catégories d'acteurs du territoire,
-Développer les différents partenariats locaux,
- Assurer la gestion des projets tant d'un point de vue administratif que budgétaire (préparation et suivi du
budget),
- Gestion de la taxe de séjour.
Responsable du pôle accueil :
- Assurer la coordination, l'organisation du pôle accueil,
- Superviser l'activité du pôle ,
- Encadrement des deux agents du pôle (2 chargées d'accueil/secrétaires),
- Gestion des congés et absences des agents du pôle.

Profils recherchés :
- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communautés de communes et leur organisation,
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale,
- connaître les procédures réglementaires (contrôle de légalité, quorum..)
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- SAVOIR FAIRE :
- être doté(e) de qualités rédactionnelles
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir anticiper les sujets ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil communautaire, les actes administratifs ;
- suivre et contrôler les activités des agents.