Conseiller usager / chargé de prestations état-civil (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 12 Mois

Durée de travail

37H30 Travail en journée (37H30 Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

grilles indiciaires de la FPT

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Accueillir, orienter, informer une personne
• Assurer un accueil téléphonique
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives
• Relayer de l'information
• Utiliser les outils numériques
• Excellente maîtrise de langue française oral+écrit Exigé

Description de l'offre

Vacance temporaire d'emploi dans l'attente du recrutement d'un fonctionnaire (article L332-14 du code général de la fonction publique, anciennement art. 3-2 loi 84-53)
Pour les besoins de continuité du service, les emplois permanents des collectivités peuvent être occupés par des agents contractuels pour faire face à une vacance temporaire d'emploi dans l'attente du recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat est conclu pour une durée déterminée qui ne peut excéder un an.

Sous l'autorité de votre responsable hiérarchique, un poste de chargé(e) de prestations au guichet unique est à pourvoir à temps complet. Agent polyvalent qui assure l'accueil physique et téléphonique des usagers et qui traite dans leur globalité l'ensemble des demandes de prestations inhérentes au guichet unique.

MISSIONS
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Participer au bon fonctionnement du guichet unique en contribuant à la fluidité de l'accueil et à la transmission des informations quotidiennes, des savoirs et compétences.
Gérer l'agenda et les prises de rendez vous
Traiter les demandes de CNI, passeport
Répondre aux mails
Etablir les dossiers de mariages / PACS
Traiter et délivrer les actes d'état civil : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, décès et y apposer les mentions nécessaires
Etablir les attestations d'accueil
Participer à l'organisation des élections et du recensement de la population
Gérer les demandes d'inscription sur les listes électorales
Gérer les demandes de recensement des jeunes citoyens
Assurer la gestion administrative du cimetière
Etablir et traiter les demandes de changement de nom ou de prénom
Gérer les objets trouvés
Tenir à jour les différents tableaux de bords
Trier, classer, archiver
Assurer les missions de back office pour tout le périmètre du guichet unique
Identifier les difficultés, les formaliser et les faire remonter à la hiérarchie
Veiller à la conformité des éléments, aux obligations règlementaires, au contrôle raisonnable de la véracité et de l'authenticité des documents fournis
Assurer une veille règlementaire et législative concernant les informations générales relatives à l'état civil et aux autres thématiques traitées dans le service

SAVOIR (connaissances):
Maîtrise du fonctionnement des Collectivités Locales
- Maîtrise de la législation et des réformes en matière d'état civil et funéraires
- Maîtrise de la législation et de la réglementation relative aux étrangers
- Maîtrise de la législation et de la réglementation électorale
- Maîtrise des techniques d'écoute, de reformulation et de communication
- Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement texte, tableur, messagerie
électronique, internet, Siècle, Eternité, Suffrage web.)
- Très bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire), qualités
rédactionnelles
- Pratique d'une langue étrangère et/ou dialecte appréciée

SAVOIR FAIRE et SAVOIR ÊTRE:
Aptitudes relationnelles développées, capacités d'écoute et de communication
- Aptitude à appliquer et à analyser les textes en vigueur
- Capacité à analyser et à gérer rapidement des situations
- Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome
- Sens du service public et capacité à s'adapter à des publics variés
- Aptitude à prendre des initiatives
- Organisation, rigueur et méthode
- Discrétion et sens des responsabilités
- Disponibilité et polyvalence
- Curiosité professionnelle et dynamisme
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Flexibilité et aptitude à s'adapter aux besoins, aux évolutions et aux interlocuteurs

Si vous n'avez pas de retour d'ici le 15/102024, vous pourrez considérer votre candidature comme non retenue.