Assistant / Assistante de direction - DIOPP (H/F)

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDD - 3 Mois

Durée de travail

37H30 Travail en journée (37H30 Travail en journée)

Expérience

6 Mois

Salaire

Mensuel de 2249.0 Euros à 2282.0 Euros sur 12.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Description de l'offre

Organisation du travail: Horaires 7h30 (9h00-16h30h)

DESCRIPTION DES DIRECTIONS

La DIOPP : Direction de l'Innovation Organisationnel et du Partenariat Patient, met en œuvre les objectifs du projet d'établissement concernant les parcours et le partenariat patient. Cette direction est une réponse à la nécessaire transversalité des projets, elle assure un lien très opérationnel entre la vision stratégique de la gouvernance, les projets de transformation internes et les outils de pilotage associés. La DIOPP met en œuvre des méthodes de co-construction en partant de l'expérience vécue et des besoins portés par les patients comme par les professionnels. Ses missions portent aussi sur la prospective, le rayonnement extérieur des projets et l'animation du réseau hospitalier.



DESCRIPTION DU POSTE
Au sein de la DIOPP, l'assistante de Direction assure les missions ci-dessous.



MISSIONS
Missions principales :

- Accueil du public : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services et gestionnaires concernés, premiers renseignements

- Pilotage de l'agenda de la directrice
o Organisation de rendez-vous et réunions : invitation des participants, propositions de date, fixation date, réservation des salles, ordre du jour, préparation des dossiers.
o Priorisation des RDV et réunions.

- Rédaction et mise en forme de documents (courriers des directeurs, décisions de nomination, tableaux, conventions)

- Gestion des congés sur le logiciel E-planning : saisie des congés, validation des plannings, information aux agents

- Appui dans l'organisation des missions et indicateurs amélioration continue




RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

Liaisons hiérarchiques :

- La directrice de la DIOPP




PROFIL

Aptitudes, savoir-faire et savoir-être requis

- Rigueur professionnelle

- Discrétion

- Sens de l'organisation et capacité à prioriser

- Qualités relationnelles et diplomatie

- Maîtrise des outils informatiques

- Maîtrise de la communication écrite et orale

- Capacités rédactionnelles

- Goût pour le travail en équipe et la polyvalence


Expérience

- Expérience en secrétariat demandée