Assistant / Assistante de direction

💼 Offre d'emploi

Type de contrat

CDI

Durée de travail

35H Travail en journée (35H Travail en journée)

Expérience

1 An(s)

Salaire

Annuel de 26848.0 Euros sur 14.0 mois

Permis demandé

Aucune information

📍 Entreprise

Compétences nécessaires

• Gestion administrative du courrier
• Planning du personnel
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique

Formations nécessaires

• Bac+2 ou équivalents

Description de l'offre

Organisme de sécurité sociale chargé de la collecte des cotisations sociales et d'allocations familiales, l'Urssaf Rhône-Alpes est un organisme présent sur 8 départements géographiques (Ain, Ardèche, Drôme, Isère, Loire, Rhône, Savoie et Haute-Savoie), et comprenant l'Urssaf Services A la Personne et l'Urssaf Service Travailleurs Frontaliers Suisse, tous placés sous l'autorité de la direction régionale.

L'Urssaf Rhône-Alpes compte plus de 1750 collaborateurs, répartis sur 13 sites, qui lui permettent d'assurer la gestion de 925 770 comptes usagers.

L'Urssaf Rhône-Alpes recherche un(e) assistant(e) de direction au sein de l'équipe de la Direction Territoriale (DT) Ain/Rhône qui couvre 4 sites (Vénissieux, Foch, Villefranche sur Saône et Bourg-en Bresse). La direction territoriale Ain/Rhône est actuellement composée d'une directrice territoriale, d'une attachée de direction territoriale, d'un chargé de mission, d'une assistante de direction et d'une étudiante en contrat d'alternance.

L'assistant(e) de direction est hiérarchiquement rattaché(e) à l'attachée de direction territoriale, et devra être un appui opérationnel pour la directrice territoriale et l'attachée de direction.

Cette posture nécessite d'interagir avec des acteurs variés et de travailler en étroite collaboration avec d'autres assistantes de direction. Intervenant principalement sur son site de rattachement (Vénissieux), l'assistant(e) de direction peut être amené(e) à se déplacer sur un autre site de la région en Rhône-Alpes, notamment sur les sites de Foch, Villefranche sur Saône et Bourg-en Bresse.

Assistanat de Direction :

- Gère l'agenda des membres de la DT (Direction Territoriale)
- Réserve des véhicules de service
- Prépare, prend en charge et suit des dossiers particuliers (médailles du travail, organisation des vœux, liens agenda avec les représentants de proximité (RP), gestion de l'anniversaire de la sécurité sociale et du quizz.)
- Assure un appui administratif et logistique de la direction territoriale

Gouvernance et représentation :

- Prépare, organise et assure le suivi du conseil départemental en lien avec le président du conseil et la directrice territoriale : planification, préparation de l'ordre du jour sur la base du kit régional, sollicitation des intervenants, envoi des convocations et des supports de présentation, préparation de la salle, accueil des conseillers, gestion des frais, réalisation du PV, point d'entrée des demandes des conseillers
- Assure la gestion des frais des conseillers départementaux pour l'IDIRA (instances départementales d'instructions des recours amiable) et est leur interlocuteur

Fonctionnement, animation et vie du site :

- Est membre du comité d'animation du site
- Participe à l'animation des sites de la direction territoriale (actions de communication, organisation d'événements internes.)
- Est responsable des achats locaux et est référent(e) pour les commandes de fournitures
- Intervient en appui pour la communication interne de la DT (Viva Engage, .)
- Décline l'affichage sur son site : sujets transversaux, campagnes nationales ou locales
- Met en œuvre les actions d'appui aux fonctions : gestion des commandes de café d'accueil et plateaux repas

Sécurité des personnes et des biens :

- Est l'appui du référent sécurité en matière d'affichage sécurité, de contrôles réglementaires.
- Planifie et réalise le suivi des formations sécurité (SST, EPI, RE, .)

Immobilier et gestion des bâtiments :

- En cas de dysfonctionnement, soumet une déclaration d'incident au pôle logistique
- Assure le suivi des signalements faits par la DT auprès du pôle logistique

Autres activités :

- Gère les demandes de réservations de transports et d'hôtels lors des déplacements des collaborateurs